УПД по 44-ФЗ сочетает в себе первичную бухгалтерскую документацию и счет-фактуру. Универсальный передаточный документ упрощает документооборот между поставщиком и заказчиком. В госзакупках форма пригодится на этапе закрытия госконтракта.
Скачать бланк УПД на исполнение закупки в Word |
Скачать образец формы УПД 2023 года в Excel |
Скачать образец заполнения универсального передаточного документа в 2023 году |
Зачем нужен УПД
После завершения торгов заказчик заключает контракт с победившим участником. Следующий этап — поставка приобретенных товаров, работ или услуг. Факт поставки отражается в первичных учетных регистрах:
- счете-фактуре;
- товарной накладной;
- акте приемки-передачи (выполненных работ).
Для удобства поставщиков и заказчиков все эти первичные регистры заменяются одним — универсальным передаточным документом. Он необходим сторонам, чтобы отразить фактическую реализацию товаров, работ и услуг поставщиком и их получение-приемку заказчиком. С помощью УПД принимают товары, работы и услуги. А вот инструкции, как делать УПД при госзакупке по строительству, нет — подрядчик актирует выполненные работы актом КС-2 и заверяет их стоимость справкой КС-3.
Универсальный передаточный документ формируется на основании счета-фактуры (Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013). В нем есть все те же реквизиты, что и в расчетном регистре. Поставщики вправе использовать форму, принятую ФНС, и дополнить ее показателями, необходимыми компании в связи с отраслевой или организационной спецификой (Письмо ФНС России № ЕД-4-15/18322 от 14.09.2017).
Используется УПД в первичном бухгалтерском учете и налогообложении для отражения НДС. Передаточный документ поможет плательщику налога на добавленную стоимость подтвердить операцию, чтобы затем оформить вычет по НДС и подтвердить затраты при исчислении налога на прибыль. Кроме того, заказчики загружают скан УПД в ГУИ ЕИС для подтверждения исполнения госконтракта. Еще универсальные передаточные документы используют при передаче прав собственности по различным активам и при заключении сделок по операциям посредников.
Как работать с УПД
Универсальный передаточный акт заполняют поставщики.
Если стороны работают по старой схеме, то порядок их взаимодействия таков: исполнитель отгружает товары или выполняет работы или услуги, после чего заказчик их принимает. Если претензий нет, то подписывают товарную накладную или акт. Только после подписания документации, подтверждающей факт поставки, выставляются платежные регистры — счет и счет-фактура для целей налогообложения.
Можно работать и по упрощенному варианту. Универсальный передаточный акт объединяет в себе функционал нескольких первичных документов. Некоторые поставщики соединяют в бланке реквизиты счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ. Если заказчик не имеет претензий к отгруженным товарам, выполненным работам и услугам поставщика, то он подписывает УПД и сразу же оплачивает, не дожидаясь выставления отдельного расчетного регистра.
Какой бланк использовать
Действующий бланк, правила заполнения и подписи УПД в 2023 году закреплены в Письме ФНС № ММВ-20-3/96@. Универсальный передаточный акт — это самостоятельный документ, при его заполнении следует ориентироваться не только на нормативы налоговой службы, но и на Федеральный закон № 402-ФЗ и ПП РФ № 1137 от 26.12.2011, в которых приведен порядок формирования сведений в счете-фактуре.
Бланк формируется по аналогии с первичным счетом-фактурой, поэтому в передаточном акте есть все те же реквизиты. Исполнитель вправе добавлять новые строки или ячейки для дополнительной информации. Если поставщик использует и счет-фактуру, и УПД, то он приводит оба документа в полное соответствие. Вся дополнительная информация в счет-фактуре должна дублироваться в универсальном акте.
Как заполнить документ
Порядок составления универсального передаточного акта приводят налоговики в письме № ММВ-20-3/96@. Пошаговую инструкцию по заполнению УПД 2023 года представим в таблице.
Наименование строки | Правила заполнения УПД в 2023 году построчно |
---|---|
Статус | Код 1 — для документов, заменяющих и счет-фактуру, и факт поставки (акты, товарные накладные).
Код 2 — для бланков, подтверждающих только факт отгрузки. При заполнении регистра со статусом 1 в шапку необходимо добавить строку 5а, по аналогии с новым бланком счета-фактуры. |
Строки, отведенные под реквизиты сторон | Шапка предназначена для отражения регистрационных данных поставщика и заказчика. Вносятся наименование сторон, их реквизиты, ИНН, КПП и адрес. Здесь же указывают валюту расчета. |
Таблица | Вся табличная часть заполняется в соответствии с данными документов поставки. Наименование товаров, работ или услуг, их объем, цена и НДС — все эти показатели должны совпадать. |
Визы ответственных сотрудников | Факт поставки подтверждают своими подписями ответственные работники, действующие по приказу руководства или по доверенности. |
Основание поставки | Основанием поставки является государственный или муниципальный контракт, необходимо вписать его номер и дату. |
Подписи ответственных лиц со стороны поставщика и заказчика | Достоверность информации подтверждают руководители сторон или их представители, уполномоченные на приемку продукции и подписание первичных документов. |
Если поставляете прослеживаемые товары, то табличную часть УПД надо дополнить графами 12–13. Если же не работаете с прослеживаемой номенклатурой, то в бумажной форме УПД не надо формировать эти графы.
Документы и разъяснения
Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 |
Письмо ФНС России № ЕД-4-15/18322 от 14.09.2017 |
Письмо ФНС России № ЗГ-3-3/4368 от 17.06.2021 |
Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 |
Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 |
Постановление Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 |
Об авторе этой статьи
-
Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.