Срок хранения договоров с поставщиками — минимум 6 лет после их исполнения. С 01.01.2022 порядок прописали в 44-ФЗ.
Зачем хранить договоры с поставщиками
Выделяются два вида хранения документации в организации:
- Текущее — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет его исполнение, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, сколько хранить договоры с контрагентами (не меньше установленного срока) и где держать такую документацию. Обычно обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
- Архивное — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько лет хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Текущее необходимо для решения следующих задач:
- отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
- расчет налогов и платежей;
- разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.
Архивное требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.
360-ФЗ от 02.07.2021 внес существенные изменения в Федеральную контрактную систему. С 01.01.2022 в ч. 15 ст. 4 44-ФЗ закреплено, сколько должны храниться договоры в организациях, — 6 лет. При условии что они не сформированы, не размещены в ЕИС или на электронной площадке. Столько же придется хранить и документы, которые получены заказчиком при определении НМЦК, при обосновании такой цены. Исключение — обоснования, которые включают в контракт в рамках ч. 4 ст. 93 Закона о контрактной системе. Новые сроки едины для всех процедур.
Теперь в Федеральной контрактной системе установлено, сколько хранятся договоры с поставщиками и подрядчиками по 44-ФЗ. Все соглашения и связанные документы хранят минимум 6 лет. Столько же сохраняют извещения, проекты контрактов, обоснования НМЦК.
В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, сколько лет хранятся договоры с заказчиками в бюджетных учреждениях (или в любых других организациях), утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.
Как определить, сколько хранить
Инструкция, как определить сроки хранения договоров на поставку продуктов или иных контрактов, состоит из следующих шагов:
- Изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится.
- Открыть приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем. Проверить 44-ФЗ.
- Найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем — требуемый вид.
- Найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.
- Если сроки в приказе № 236 и 44-ФЗ отличаются, то надо ориентироваться на Федеральную контрактную систему.
Каковы сроки в зависимости от типов соглашений
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 содержит несколько десятков наименований соглашений. Основные из них приведены в таблице сроков хранения договоров в организации в 2022 году:
Тип | Пункт перечня | Срок (лет) |
---|---|---|
Государственные и муниципальные контракты | 224 | 5 после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по нему |
Документы к госконтрактам (расчеты, заключения, справки, переписка с контрагентом) | 12 | 5 |
Купля-продажа | 76, 87, 88, 108, 649 | В зависимости от вида контракта, постоянно или до ликвидации компании. |
Аренда | 94 | Недвижимого имущества — 10, движимого — 5. |
ГПХ с физическими лицами | 301 |
|
Заем, кредит | 261 | 5 |
Залог | 98 | 10 |
Ученический | 425 | 5 |
Оказание услуг | Сколько хранить такие контракты, зависит от сути отношений сторон. Обращение с разными видами этого документа регулируется разными пунктами перечня. | |
Коллективный | 386 | Постоянно |
Трудовой | 435 | 50 или 75 |
Энергоснабжения | 540 | 5 |
А вот таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2022 году.
Тип договора | Сколько хранить (лет) | Примечание |
---|---|---|
Заем | 5 | |
Кредит | ||
Заем с условием о залоге имущества | 10 | Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров). |
Кредит с условием о залоге имущества |
И дополнительно таблица по сохранности договоров поставки в организации в 2022 году.
№ в новом перечне | Тип документа | Сколько хранить, лет |
---|---|---|
301 |
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 50 или 75 |
Сколько хранить, если в перечне нет такого типа
Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все. Чтобы определить срок хранения, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 перечня. В таком случае период сохранности составляет 5 лет.
Предусмотрена ли ответственность за несоблюдение сроков
За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП, предполагающая ответственность в виде штрафа:
- на граждан — от 1000 до 3000 рублей;
- на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
- на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.
Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации повлечет и санкции со стороны ФНС в соответствии со ст. 126 НК РФ, которая предусматривает ответственность за непредоставление документов при их истребовании в рамках проверки.
Об авторе этой статьи
-
Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт. Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.
Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками.
Занималась юридическим сопровождением госзакупок, договорной и претензионной работой, представляла интересы работодателей в арбитражных судах и УФАС.
Последние три года занимаюсь созданием юридического контента, пишу популярные статьи по актуальным вопросам правоприменения для нескольких информационных порталов.
Другие публикации автора
- 2024.01.13Закупка у единственного поставщикаДополнительные случаи госзакупок у единственного поставщика в 2024 году
- 2024.01.10НовичкамДля чего нужны региональные информационные системы в сфере закупок и как с ними работать
- 2024.01.10ЗаявкиЗапреты и ограничения в госзакупках на 2024 год
- 2023.12.04223-ФЗКак составить план закупок инновационной продукции по 223-ФЗ