Электронный документооборот в сфере закупок — это система цифрового обмена информацией и документами в рамках госзаказа. ЭДО позволяет существенно упростить процесс общения заказчиков и их контрагентов, автоматизировав его.
Преимущества электронного документооборота в закупках
С развитием цифровых технологий существенно увеличилось участие технологий во всех сферах деятельности человека и государства, в частности, в госзакупках. Большая часть тендеров проводится в электронном виде, введены и действуют глобальные цифровые информационные системы, такие как ЕИС. Развиваются системы цифрового обмена данными между организациями, в частности, заказчиками и их контрагентами.
ЭДО реализуется с помощью самой ЕИС и торговых площадок.
В настоящее время цифровые системы взаимодействия не только позволяют подавать заявки и определять победителей закупок не выходя из офиса, но и обмениваться документами на этапе исполнения контракта: электронный документооборот при приемке по 44-ФЗ в 2020 создает условия для цифрового актирования исполнения соглашений.
В перспективе ЭДО позволит:
- подавать и рассматривать удаленно жалобы в УФАС;
- вести любую текущую переписку между заказчиком и контрагентом;
- автоматизировать направление информации для внесения сведений в РНП.
Преимущества для поставщика
Поставщики, подрядчики и исполнители используют ЭДО, потому что:
- он сокращает время и силы при подготовке документов;
- он минимизирует возможность ошибок — при использовании системы поставщик не пишет документ самостоятельно, а заполняет предлагаемые формы. Ошибиться, работая в таком формате, значительно сложнее;
- при использовании ЭДО закупки становятся значительно более прозрачными, поскольку процесс автоматизирован;
- он минимизирует бумажную волокиту, расходы на канцелярию и возможность утраты важных документов.
Преимущества для заказчика
Заказчику использование системы цифрового документооборота полезно, потому что:
- как и поставщикам, подрядчикам и исполнителям оно упрощает, ускоряет подготовку документов и минимизирует ошибки;
- при формировании документов через ЭДО тендер с начала и до конца контролируется, помимо должностных лиц заказчика, еще и автоматическими системами проверки, в результате чего обеспечивается идентичность информации, публикуемой на разных этапах закупки;
- сформированная с помощью автоматических систем документация более понятна и читаема для потенциальных участников;
- из сформированных с помощью ЭДО документов проще вычленять информацию для отчетности и анализа.
Порядок перехода на ЭДО
Чтобы использовать все возможности ЭДО, в том числе электронное актирование, как заказчикам, так и поставщикам необходимо к нему подключиться.
Для заказчика
Инструкция по переходу к цифровому актированию через ЭДО по 44-ФЗ следующая:
Шаг 1. Перейти в личный кабинет заказчика на сайте https://zakupki.gov.ru/.
Шаг 2. Перейти во вкладку «Исполнение».
Шаг 3. Выбрать из перечня контракт, по которому требуется электронное актирование.
Шаг 4. Применить опцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».
Для поставщика
Чтобы оформлять приемку результатов исполнения контракта в электронном виде, поставщику следует в личном кабинете на сайте ЕИС дополнить права доступа пунктами, которые дают возможность просматривать контракты, создавать закрывающие документы и подписывать их.
Чтобы подключить электронный документооборот в тендерах, которые предлагают площадки, необходимо:
Шаг 1. Выбрать подходящего оператора, их перечень опубликован на сайтах площадок.
Шаг 2. Подать заявку на подключение выбранному оператору.
Шаг 3. Получить и оплатить счет за услуги. Стоимость у операторов отличается, но, как правило, один и тот же оператор предлагает разные варианты подключения с разным объемом услуг, стоимость подключения зависит от выбранного пакета.
Шаг 4. Настроить ПК для работы. Рекомендации по настройкам даст оператор.
Шаг 5. Авторизоваться в системе с помощью ЭП.
Разъяснения по теме
Основные тезисы | Реквизиты документа | Скачать |
---|---|---|
О проекте федерального закона, касающегося введения электронного документооборота и применения банковских гарантий при закупках |
Письмо Минфина № 24-03-07/44921 от 28.05.2020 |
|
О порядке электронного документооборота при исполнении контрактов |
Письмо Минфина № 24-05-06/65908 от 28.07.2020 |
Об авторе этой статьи
-
Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт. Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.
Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками.
Занималась юридическим сопровождением госзакупок, договорной и претензионной работой, представляла интересы работодателей в арбитражных судах и УФАС.
Последние три года занимаюсь созданием юридического контента, пишу популярные статьи по актуальным вопросам правоприменения для нескольких информационных порталов.
Другие публикации автора
- 2024.01.13Закупка у единственного поставщикаДополнительные случаи госзакупок у единственного поставщика в 2024 году
- 2024.01.10НовичкамДля чего нужны региональные информационные системы в сфере закупок и как с ними работать
- 2024.01.10ЗаявкиЗапреты и ограничения в госзакупках на 2024 год
- 2023.12.04223-ФЗКак составить план закупок инновационной продукции по 223-ФЗ