Гарантийным письмом о выплате задолженности по договору заказчик заверяет, что оплатит поставщику деньги за товары, работы или услуги по госконтракту. Документ составляют в произвольном виде, но учитывают особые правила.
Что представляет собой гарантийное письмо
Иногда у заказчика нет возможности своевременно исполнить обязательства по контракту и оплатить в указанный срок поставленные товары, работы или услуги. В такой ситуации он направляет поставщику гарантийное письмо.
Для сведения: как составляются контракты по 44-ФЗ
Действующее законодательство не предусматривает унифицированной формы письменной гарантии. Чтобы уведомить партнера о конкретных действиях — используют формат деловой переписки. Официальные обращения имеют юридическую значимость и учитываются судом. Предприятия вправе сообщать таким способом о согласии (акцепт) или предложении (оферта) заключить договор, уведомить о невозможности выполнить какие-то обязательства, отправить требование оплаты задолженности и т.д. Заказчик же направляет поставщику информацию о переносе сроков взаиморасчетов или гарантирует выплату в определенный период.
Чтобы обращение имело юридическую силу и могло использоваться в качестве доказательства в судебных спорах и разбирательствах, его надо грамотно составить. Укажите факт и причину образования долга, установите обязательства по срокам перечисления денег.
В каких случаях требуется
Есть несколько причин, когда заказчику понадобится гарантийное письмо:
- У организации возникли финансовые трудности, и бухгалтер знает, что не сможет перечислить деньги в установленный срок. Чтобы избежать санкций со стороны поставщика, составляется гарантия. Заказчик обязуется оплатить всю необходимую сумму за поставленные товары, работы или услуги в определенный срок. Если госконтрактом предусмотрено несколько этапов оплаты, то в гарантии составляют новый график платежей или указывают период, в течение которого долг погасят в полном объеме. Документ не изменяет условия контракта и составляется только лишь с одной целью — гарантировать поставщику перечисление денег и застраховать заказчика от пеней и неустоек.
- Организация уже нарушила сроки для перечисления денег, и поставщик выставил претензию. Официальная бумага, гарантирующая выплату, является основанием для отзыва претензии и отмены разбирательств. Подрядчик вправе потребовать компенсацию или вовсе не принять гарантию о перечислении долга.
- В судебных разбирательствах гарантия является официальным признанием долга, что служит основанием прерывания срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ, Постановление Президиума ВАС № 14056/07 от 22.04.2008).
Если исполнитель принял гарантийные обязательства, то должник все равно несет административную ответственность за несоблюдение сроков и гражданско-правовую ответственность за нарушение существенных условий контракта.
Как составить гарантию
Форму бланка заказчик разрабатывает самостоятельно, руководствуясь своими потребностями. Инструкция, как правильно написать письмо о задолженности по оплате от имени организации-заказчика:
- Документ составляется на фирменном бланке. В шапке обязательно проставляется номер и дата исходящего обращения, указывается адресат — руководитель или иное уполномоченное лицо исполнителя.
- В текстовой части описывают причину задолженности и период гарантии, в течение которого будут проведены взаиморасчеты.
- При необходимости указывают реквизиты сторон.
- После текста идут подписи ответственных лиц — руководителя и по возможности главного бухгалтера.
- Оттиск печати ставится, если она используется в учреждении.
Рекомендуется составлять гарантию в двух экземплярах. После согласования она направляется исполнителю по почте заказным отправлением или курьерской службой с обязательным уведомлением о его получении.
Шаблон письменной гарантии.
|
Исх. №_____ Дата: «__» _________20____ Генеральному директору ООО «_______________» _____________________ ФИО Адрес: _______________ E-mail: _______________ Гарантийное письмо на оплату задолженности Настоящим _________________ (наименование заказчика) в лице __________________, действующего на основании Устава, гарантирует оплату имеющейся по состоянию на «__» ____20__ г. задолженности перед ООО «_______________» по контракту № ________ от «__» _______ 20__ г. в размере __________________________ рублей, включая НДС ________, не позднее «__» _______ 20__ г. Задолженность возникла в связи с задержкой бюджетного финансирования. Руководитель _______________________ /_____________/ Главный бухгалтер ________________________/_______________/ М.П. |
Актуальный пример письменной гарантии.
Документы и разъяснения
| Гражданский кодекс (часть первая) № 51-ФЗ от 30.11.1994 |
| Постановление Президиума ВАС № 14056/07 от 22.04.2008 |
Об авторе этой статьи
- Бухгалтер, эксперт проекта
-
Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.