Запрос предложений в электронной форме — это один из конкурентных способов проведения закупок. Заказчики рассылают приглашения потенциальным поставщикам и оценивают их заявки.
Определяемся с процедурой
Запрос предложений проводится далеко не во всех случаях и не всегда по желанию заказчика. Это конкурентная закупка, доступная всем желающим участникам. Сведения о запросе предложений размещаются в ЕИС на общих основаниях (ч. 2 ст. 24, ч. 1 ст. 83.1 44-ФЗ). Прежде чем осуществить заказ, организация обязана составить план-график и учесть в нем все планируемые закупки.
Все ситуации, при которых допускается проведение запроса предложений, определены в законе о федеральной контрактной системе (ч. 2 ст. 83.1 44-ФЗ):
- приобретение спортоборудования, инвентаря и экипировки для подготовки и участия сборных команд РФ по олимпийским и паралимпийским видам спорта;
- поставка товаров, работ, услуг (ТРУ) по контракту, расторгнутому по инициативе заказчика (ч. 9 или 15 ст. 95);
- закупка лекарственных препаратов, назначенных по медицинским показаниям или по решению врачебной комиссии;
- приобретение услуг отечественных или иностранных специалистов по защите интересов России в случае подачи исков к РФ в судебные органы иностранных государств, международные суды и арбитражи;
- заказы после признания открытого конкурса в электронной форме, конкурса с ограниченным участием в электронной форме, двухэтапного конкурса в электронной форме, электронного аукциона не состоявшимися (ч. 4 ст. 55.1 и ч. 4 ст. 71);
- приобретение изделий народных художественных промыслов признанного художественного достоинства;
- закупка жилой недвижимости для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.
Перед началом процедуры необходимо подготовить основные регистры — закупочную документацию, проект контракта и извещение (ч. 1, 3, 6, 7 ст. 83.1 44-ФЗ). Если у заказчика есть потенциальные поставщики, то он направляет им приглашение принять участие в процедуре. Вот полная пошаговая инструкция для заказчика по запросу предложений в электронной форме по 44 ФЗ с подробным описанием каждого действия организации, приобретающей товары, работы и услуги.
Шаг 1. Готовим закупочную документацию
Документы заказа составляются по общим правилам. Все сведения, указанные в документации, совпадают с информацией из извещения (ч. 6 ст. 83.1 44-ФЗ).
Документация готовится так:
- Прописываем объект закупки и основные условия контракта, руководствуясь статьей 33. Для строительных тендеров в обязательном порядке вносим проектную документацию.
- Обосновываем начальную (максимальную) цену контракта. Прикладываем расчет. Для тех случаев, когда нельзя определить точное количество товара, рассчитываем начальную цену единицы товара.
- Устанавливаем требования к формату, содержанию и составу заявки. Прикладываем образец. При необходимости используем типовые формы документации, проекта контракта, извещения и заявок (ПП РФ № 1401 от 05.11.2019). Ссылаемся на типовые документы при формировании закупочной документации.
- Определяем, возможна ли отмена запроса предложений в электронной форме. По нормам 44-ФЗ отмена такой процедуры невозможна, равно как и внесение изменений в документацию и извещение после их публикации (ч. 5 ст. 83.1). Этот норматив надлежит прописать во всех документах заказа.
- Выявляем основные критерии оценок заявок на участие в электронном запросе (ст. 32, ПП РФ № 1085 от 28.11.2013). Расписываем величину значимости каждого критерия, правила рассмотрения и анализа запросов участников.
Шаг 2. Разрабатываем проект контракта
Проект контракта формируется исходя из всех требований и потребностей заказчика. Каждая организация использует собственные наработки или типовые формы контрактов. При разработке документа не забываем о нормативах ст. 34 44-ФЗ.
Шаг 3. Формируем извещение
В извещении указываем все, что ранее внесли в документацию. По сути, извещение — это документ, в котором аккумулируются все сведения о проводимой электронной закупке. Вот что необходимо включить в извещение (ч. 4 ст. 83.1 44-ФЗ):
- наименование заказчика, информацию о должностном лице и основные контакты (п. 1 ст. 42);
- название и электронный адрес торговой площадки;
- предельный срок (дата и время окончания подачи), место и порядок подачи заявок (п. 6 ст. 42);
- сроки рассмотрения и анализа заявок;
- основные условия контракта и начальную цену (контракта или единицы товара), ориентировочную цену, формулу цены (ч. 24 ст. 22, ч. 2 ст. 34);
- ИКЗ;
- установленные в отношении поставщика ограничения;
- способ определения поставщика;
- сведения о вносимом обеспечении заявки или контракта;
- преимущества по ст. 28 и 29 44-ФЗ;
- информацию о применении правил национального режима по ст. 14 44-ФЗ;
- основные требования и список обязательных документов;
- сведения о банковском сопровождении и обеспечении гарантийных обязательств (п. 2 ч. 4 ст. 83.1, п. 8 ст. 42, ст. 35, ч. 1 ст. 96).
При формировании извещения и закупочной документации помните, что после публикации менять их нельзя. Не указывайте, в течение какого срока заказчик может внести изменения в извещение о проведении запроса предложений в электронной форме. Это запрещено правилами.
Если проводите заказ в рамках гособоронзаказа, отметьте это отдельным блоком в извещении (п. 2 ч. 4 ст. 83.1, п. 11 ст. 42 44-ФЗ). Рекомендуется отдельно указать сведения о сумме авансирования, если это предусмотрено условиями контракта.
Извещение, закупочная документация и проект контракта размещаются в ЕИС с использованием функционала информационной системы.
Шаг 4. Направляем приглашения об участии в электронном запросе предложений
Если заказчик знает поставщиков, которые отлично исполняют предмет заказа, он вправе инициировать их участие в электронной процедуре (ч. 3 ст. 83.1 44-ФЗ). Получают приглашение те поставщики, которые в течение полутора лет до проведения закупки добросовестно исполняли аналогичные заказы. Разработайте образец приглашения и направьте его потенциальным исполнителям. При отправке приглашений учитывайте сроки проведения запроса предложений в электронной форме по 44 ФЗ — извещение размещается не позднее пяти рабочих дней до запланированного окончания приема заявок (ч. 3 ст. 83.1 44-ФЗ). Не стоит нарушать отведенные сроки, иначе заказчика оштрафует ФАС (решение Татарстанского УФАС России от 31.07.2019 № 016/07/8-1140/2019).
Для тех электронных процедур, которые осуществляются из-за расторжения контракта, действует такое правило: заказчик направляет приглашения тем лицам, которые участвовали в закупке и чьи заявки не были отклонены, за 5 дней до окончания приема запросов от участников.
Шаг 5. Рассматриваем и оцениваем заявки
Как только заканчивается срок подачи заявок, оператор электронной площадки направляет предложения участников, но не позднее следующего рабочего дня (ч. 15 ст. 83.1 44-ФЗ). Рассмотрением и оценкой заявок занимается закупочная комиссия. Члены комиссии вправе отстранить участника, если он не соответствует требованиям документов заказа, предоставил ложную или недостоверную информацию или нарушил установленные правила национального режима (ч. 18 ст. 83.1 44-ФЗ).
А вот за что отстранять участников нельзя:
- если в заявке нет документов, подтверждающих преимущество для предприятий уголовно-исполнительной системы или организаций инвалидов (п. 4 ч. 9 ст. 83.1, ст. 28, 29 44-ФЗ);
- если отсутствует документация, предусмотренная п. 5 ч. 9 ст. 83.1 44-ФЗ (кроме тех заказов, для которых действуют правила национального режима).
Закупочная комиссия оценивает все поступившие заявки и принимает решение об их допуске или отстранении. Отстраненные запросы в дальнейшем не оцениваются.
Шаг 6. Готовим протоколы
После рассмотрения и оценки заявок комиссия готовит протоколирующий документ. Все протоколы в запросе предложений готовятся по общим правилам и публикуются в ЕИС. В первую очередь составляется протокол проведения электронной процедуры. Вот что в нем указывают (ч. 18, 19 ст. 83.1 44-ФЗ):
- информацию обо всех поданных запросах (формируется специальная таблица);
- причины отклонения;
- сведения о лучшей заявке.
Если на участие в процедуре подали всего одну заявку, то в протоколе перечисляются предложенные условия исполнения контракта.
У электронного запроса предложений есть одна документальная особенность: ответственный специалист готовит выписку из протокола. Выписку в обязательном порядке публикуют в ЕИС не позже дня окончания анализа заявок (ч. 20 ст. 83.1 44-ФЗ). Протокол проведения процедуры размещают не сразу, а вместе с итоговым протоколом (ч. 24 ст. 83.1 44-ФЗ). В выписке перечисляют всех отстраненных участников и причины их отстранения. Указываем и условия исполнения контракта лучшей заявки или единственного предложения.
Электронную процедуру признают несостоявшейся, если:
- подали одну заявку, и комиссия признала ее соответствующей требованиям заказчика;
- подали несколько заявок, но только одна из них признана соответствующей.
В таком случае организация вправе заключить контракт с единственным поставщиком (п. 25.3 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ). По законодательным нормам, участникам запроса предложений или участнику запроса предложений, подавшему единственную заявку на участие в запросе предложений, предлагается направить окончательное предложение не позднее одного рабочего дня, следующего за днем проведения торговых процедур.
У заказчика есть и другой вариант: внести изменения в план-график и провести новый заказ. Если на электронный запрос предложений не подали ни одной заявки, все поданные заявки отклонены по причине несоответствия или второй участник уклонился от заключения контракта после уклонения победителя, заказчик обращается в ФАС и согласовывает заключение контракта с единственным поставщиком (ч. 27 ст. 83.1, п. 25 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ).
Окончательные предложения рассматривают не позднее следующего рабочего дня после окончания срока их предоставления (ч. 23 ст. 83.1 44-ФЗ). Не допускается ухудшение первоначальных условий, комиссия отклонит такой запрос и учтет первоначальную заявку (ч. 21 ст. 83.1 44-ФЗ). Аналогично поступят, если участник не направит окончательное предложение в положенный срок.
Выигрывает тот участник, в чьем окончательном предложении представлены наиболее привлекательные условия при полном соответствии критериям заказчика (ч. 24 ст. 83.1 44-ФЗ). Если таких предложений несколько, то побеждает тот участник, который раньше направил запрос.
Победителя указывают в итоговом протоколе. Члены комиссии отражают все условия участников из их окончательных предложений и результаты рассмотрения всех поданных заявок. Итоговый протокол публикуется сразу же после его подписания одновременно с протоколирующим регистром о проведении процедуры.
Шаг 7. Выявляем победителя и заключаем с ним контракт
Победитель запроса предложений в электронной форме — это участник, отвечающий всем критериям заказчика и предложивший наилучшие условия исполнения контракта. Общий порядок проведения запроса предложений в электронной форме по 44 ФЗ предусматривает последующее заключение контракта с победителем. Контракт формируется на основании проекта с указанием информации о победителе, предложенной им цене контракта, предмете закупки, условиях поставки и других важных параметров. Госконтракт заключается на торговой площадке не менее чем через семь дней после публикации итогового протокола (ч. 9 ст. 83.2, ч. 1 ст. 24.1 44-ФЗ).
Контракт заключается после того, как его подписывает заказчик и публикует в ЕИС. После этого победителю возвращается обеспечение заявки. Возврат средств осуществляется банком в течение одного рабочего дня после уведомления оператора электронной площадки о заключении сторонами контракта.
Об авторе этой статьи
-
Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.