Инструкция по составлению письма поставщику об отсрочке платежа

Письмо об отсрочке платежа — это документ, в котором заказчик обращается к исполнителю с просьбой о переносе даты взаиморасчетов. Такой запрос составляют в формате деловой переписки.

Когда просить об отсрочке платежа

В деловой переписке письмо с просьбой переноса даты платежа, адресованное поставщику товаров, работ и услуг (ТРУ), — документ не обязательный. Но применяется он часто. Повод для его использования — существующий или ожидаемый недостаток средств для погашения долга перед контрагентом. Заказчик указывает в документе фразу «прошу произвести оплату оставшейся суммы» или аналогичную и отправляет обращение:

• по собственной инициативе;
• в ответ на претензию поставщика.

Документ свидетельствует:

• о признании факта неоплаченной поставки ТРУ;
• готовности погасить задолженность после преодоления трудностей;
• признании сумм, подлежащих перечислению, в том числе в части оговоренных в договоре санкций;
• наличии у покупателя конкретных сроков погашения задолженности.

В ходе исполнения контракта периодически возникают проблемы не только с оплатой, но и со сроками поставки. Срок исполнения (поставки) — одно из существенных условий (п. 1 ст. 432 ст. 506, 508 ГК РФ, п. 2 ст. 42 44-ФЗ). Изменения допустимы только в ограниченных случаях:

• если заказчику из числа указанных в п. 6, 11 ст. 161 БК РФ изменили лимиты на закупку (письмо Минфина № 24-03-06/21073 от 18.03.2020);
• если стороны заключили контракт на строительство, реконструкцию, капремонт, снос объектов капстроительства, проведение работ по сохранению культурного наследия, и стоимость такого госконтракта изменилась не больше чем на 30% из-за удорожания строительных материалов и оборудования (ПП РФ № 1315 от 09.08.2021);
• если между заказчиком и поставщиком заключен долгосрочный контракт, и сроки его исполнения изменило правительство или местные органы власти (п. 2-4 ч. 1 ст. 95 44-ФЗ);
• если стороны заключили госконтракт, по которому правительство определило дополнительные условия, не связанные с его предметом (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ);
• если заказчик заключил соглашение с единственным поставщиком по п. 1, 8, 22, 23, 29, 32, 34, 51 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ (п. 10 ч. 1 ст. 95 44-ФЗ, письма Минфина № 24-03-07/99602 от 19.12.2019, № 24-03-07/99997 от 20.12.2019).

В других случаях изменять сроки поставки нельзя (ч. 1 ст. 95 44-ФЗ). Но поставщик вправе поставить товар раньше установленного срока, если заказчик согласен с такими условиями. Если нормативное регулирование позволяет, стороны изменяют сроки, подписывая дополнительное соглашение. Исполнитель направляет заказчику письмо об увеличении сроков поставки, в котором указывает причину таких изменений и ссылается на законодательные основания. Затем стороны составляют и подписывают дополнительное соглашение. Заказчик обязан направить сведения об изменении госконтракта в реестр контрактов в течение 5 рабочих дней с даты заключения дополнительного соглашения (ч. 3 ст. 103 44-ФЗ).

Особым периодом для использования письма об изменении сроков поставки или о переносе оплаты является пандемия. У многих компаний резко ухудшилось материальное положение из-за введения ограничительных мер. Если сторона предвидит возможность неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по контракту в связи с эпидемической ситуацией, исполнитель (поставщик, подрядчик) вправе ссылаться на данное обстоятельство в качестве основания для освобождения от уплаты неустойки (штрафа, пени). Это положение зафиксировано в совместном письме Минфина, МЧС, ФАС России № 24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/20 от 03.04.2020.

Порядок подготовки письма

Унифицированной формы обращения к контрагенту законодательством не предусмотрено. Заказчик вправе прописать любой текст в рамках делового документооборота с вежливым обращением «прошу вас согласовать оплату товара в рассрочку» и указать причины образования задолженности. Разобрали пошагово, как составить такую просьбу, и указали основные пункты, которые следует предусмотреть, с описанием содержания отдельных разделов.

Шаг 1. Пропишите реквизиты.

Укажите сведения об отправителе и получателе:

• наименование организации-отправителя (или ИП);
• реквизиты отправителя (ИНН, КПП, юридический адрес и др.);
• наименование фирмы (Ф.И.О. предпринимателя), которой направляется письмо с просьбой.

Впишите дату составления, исходящий номер документа.

Шаг 2. Опишите цель обращения.

Следует привести:

• реквизиты договора, на основании которого была осуществлена поставка товаров, работ и услуг;
• факт наличия долга по оплате (суммы обязательно укажите прописью). Если контрагент требует уплатить неустойку, укажите свое согласие или несогласие с этим. При наличии возражений сообщите, какую сумму не отрицаете и какую просите отменить. Стоит так и писать, а не соглашаться с процентами или просить снизить их. Иначе поставщик вынужден включить в доходы всю сумму неустойки, которую признает покупатель (письмо Минфина № 03-03-06/1/42838 от 24.07.2015);
• причину обращения («в связи с невозможностью исполнить обязательство в срок по причине…» и т. п.);
• цель обращения об отсрочке платежа («во избежание конфликта», «для решения вопроса» и др.).

Шаг 3. Выразите суть просьбы.

Выскажите пожелание об отсрочке платежа. Если поставщик отправил претензию, написав «прошу произвести оплату оставшейся суммы», вежливо разъясните причины задержки и попросите перенести дату взаиморасчетов. Используйте фразы: «Просим Вас», «Обращаемся с просьбой». Обращаться к партнеру по бизнесу необходимо в уважительной форме.

Приведите аргументы, опишите, почему поставщику выгодно пойти на уступки.

Внесите в текст ожидаемый срок погашения обязательств.

Укажите в тексте несколько просьб к контрагенту, перечислите их отдельными пунктами или абзацами.

Если рассчитываете на получение ответа в определенный срок, корректно обозначьте это в тексте просьбы.

Шаг 4. Укажите контактные данные составителя.

В заключительной части ставится подпись руководителя организации с расшифровкой, подпись главного бухгалтера. Печать ставится при ее наличии.

Как и какие расставить акценты, чтобы просьба отсрочки платежа по договору звучала убедительно и получила одобрение:

• указывайте конкретные даты, если вы в них уверены. В противном случае приведите ориентировочное число, привязанное, например, к открытию кредитной линии банка, погашению налоговой картотеки;
• четко прописывайте суммы, которые принимаете и с которыми не согласны;
• перечисляя временные трудности, обязательно подчеркните их временный характер.

Можно использовать шаблон:

Так выглядит образец письма о предоставлении отсрочки платежа поставщику товара:

Об авторе этой статьи

Наталья Дмитриева

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Другие публикации автора

• 2021.08.19ОбразцыИнструкция по составлению письма поставщику об отсрочке платежа
• 2021.07.26Документы заказчикаИнструкция по приемке товаров, работ и услуг по 44-ФЗ
• 2021.06.09Документы поставщикаГосзакупки: пошаговая инструкция для начинающих
• 2021.05.28Документы заказчикаЗапрос цен по 44-ФЗ: составляем и размещаем в ЕИС