Если возникли сложности при оплате контрагенту, лучше предупредить его об этом и убедить в необходимости перенести срок оплаты. Расскажем, как грамотно составить запрос на отсрочку оплаты, какие указать причины в просьбе об отсрочке платежа поставщику, и покажем примеры таких запросов.
Когда просить об отсрочке платежа
В деловой переписке письмо с просьбой отсрочки даты платежа, адресованное поставщику товаров, работ и услуг (ТРУ), — документ не обязательный. Но применяется он часто. Повод для его использования — существующий или ожидаемый недостаток средств для погашения долга перед контрагентом. Письмо контрагенту об отсрочке платежа составляют в свободной форме. Заказчик указывает в письме фразу «прошу произвести оплату оставшейся суммы платежа» или аналогичную и отправляет обращение:
- по собственной инициативе;
- в ответ на претензию поставщика.
Письмо об отсрочке платежа свидетельствует:
- о признании факта неоплаченной поставки ТРУ;
- готовности погасить задолженность по платежу после преодоления трудностей;
- признании сумм, подлежащих перечислению, в том числе в части оговоренных в договоре санкций;
- наличии у покупателя конкретных сроков погашения задолженности.
Особенности подготовки письма об отсрочке по 44-ФЗ
В ходе исполнения контракта периодически возникают проблемы не только с оплатой, но и со сроками поставки. Срок исполнения (поставки) — одно из существенных условий (п. 1 ст. 432 ст. 506, 508 ГК РФ, п. 2 ст. 42 44-ФЗ). Изменения допустимы только в ограниченных случаях:
- если заказчику из числа указанных в п. 6, 11 ст. 161 БК РФ изменили лимиты на закупку (письмо Минфина № 24-03-06/21073 от 18.03.2020);
- если стороны заключили контракт на строительство, реконструкцию, капремонт, снос объектов капстроительства, проведение работ по сохранению культурного наследия, и стоимость такого госконтракта изменилась не больше чем на 30% из-за удорожания строительных материалов и оборудования (ПП РФ № 1315 от 09.08.2021);
- если между заказчиком и поставщиком заключен долгосрочный контракт, и сроки его исполнения изменило правительство или местные органы власти (п. 2-4 ч. 1 ст. 95 44-ФЗ);
- если стороны заключили госконтракт, по которому правительство определило дополнительные условия, не связанные с его предметом (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ);
- если заказчик заключил соглашение с единственным поставщиком по п. 1, 8, 22, 23, 29, 32, 34, 51 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ (п. 10 ч. 1 ст. 95 44-ФЗ, письма Минфина № 24-03-07/99602 от 19.12.2019, № 24-03-07/99997 от 20.12.2019) и другие.
В 2023 году разрешается изменять условия контрактов на строительство, капремонт, снос объектов капстроительства, работы по сохранению объектов культурного наследия на основании п. 8 ч. 1 ст. 95 закона № 44-ФЗ, даже если эти контракты на срок менее 1 года.
Случаи и порядок такого изменения устанавливает правительство (пп. «а» п. 2 ПП РФ № 1315 от 09.08.2021).
В других случаях изменять сроки поставки нельзя (ч. 1 ст. 95 44-ФЗ). Но поставщик вправе поставить товар раньше установленного срока, если заказчик согласен с такими условиями. Если нормативное регулирование позволяет, стороны изменяют сроки, подписывая дополнительное соглашение. Исполнитель направляет заказчику письмо об увеличении сроков поставки, в котором указывает причину отсрочки и ссылается на законодательные основания. Затем стороны составляют и подписывают дополнительное соглашение. Заказчик обязан направить сведения об изменении госконтракта в реестр контрактов в течение 5 рабочих дней с даты заключения дополнительного соглашения (ч. 3 ст. 103 44-ФЗ).
Особым периодом для использования письма об изменении сроков поставки или о переносе оплаты являлась пандемия. У многих компаний резко ухудшилось материальное положение из-за введения ограничительных мер. Тогда в совместном письме Минфина, МЧС, ФАС России № 24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/20 от 03.04.2020 зафиксировали положение о том, что если сторона предвидит возможность неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по контракту в связи с эпидемической ситуацией, исполнитель (поставщик, подрядчик) вправе ссылаться на это обстоятельство в качестве основания для освобождения от уплаты неустойки (штрафа, пени). По мнению ведомств, озвученному в документе, распространение новой инфекции, вызванной 2019-nCoV, носит чрезвычайный и непредотвратимый характер.
Порядок подготовки письма об отсрочке платежа
Унифицированной формы обращения к контрагенту об отсрочке платежа законодательством не предусмотрено. Заказчик вправе прописать любой текст в рамках делового документооборота с вежливым обращением «прошу вас согласовать оплату товара в рассрочку» и указать причины образования задолженности. Разобрали пошагово, как составить такую просьбу, и указали основные пункты, которые следует предусмотреть, с описанием содержания отдельных разделов:
Шаг 1. Пропишите реквизиты отправителя и получателя:
- наименование организации-отправителя (или ИП);
- реквизиты отправителя (ИНН, КПП, юридический адрес и др.);
- наименование фирмы (Ф.И.О. предпринимателя), которой направляется письмо с просьбой.
Впишите дату составления, исходящий номер документа.
Шаг 2. Опишите цель обращения.
Следует привести:
- реквизиты договора, на основании которого была осуществлена поставка товаров, работ и услуг;
- факт наличия долга по оплате (суммы платежа обязательно укажите прописью). Если контрагент требует уплатить неустойку, укажите свое согласие или несогласие с этим. При наличии возражений сообщите, какую сумму не отрицаете и какую просите отменить. Стоит так и писать, а не соглашаться с процентами или просить снизить их. Иначе поставщик вынужден будет включить в доходы всю сумму неустойки, которую признает покупатель (письмо Минфина № 03-03-06/3/18269 от 16.03.2021);
- причину обращения («в связи с невозможностью исполнить обязательство в срок по причине…» и т. п.);
- цель обращения об отсрочке платежа («во избежание конфликта», «для решения вопроса» и др.).
Шаг 3. Выразите суть просьбы.
Выскажите пожелание об отсрочке платежа. Вежливо разъясните причины задержки платежа и попросите отсрочку даты взаиморасчетов. Используйте фразы: «Просим Вас», «Обращаемся с просьбой». Обращаться к партнеру по бизнесу необходимо в уважительной форме.
Приведите аргументы для отсрочки платежа, опишите, почему поставщику выгодно пойти на уступки.
При составлении письма о просьбе оплатить товар до определенного числа внесите в текст ожидаемый срок погашения обязательств.
Укажите в тексте несколько просьб к контрагенту, перечислите их отдельными пунктами или абзацами.
Если рассчитываете на получение ответа в определенный срок, корректно обозначьте это в тексте просьбы.
Как и какие расставить акценты, чтобы просьба отсрочки платежа по договору звучала убедительно и получила одобрение:
- указывайте конкретные даты платежа, если вы в них уверены. В противном случае приведите ориентировочное число, привязанное, например, к открытию кредитной линии банка, погашению налоговой картотеки;
- четко прописывайте суммы платежа, которые принимаете и с которыми не согласны;
- перечисляя временные трудности, обязательно подчеркните их временный характер.
Кто подписывает письмо об отсрочке платежа
В заключительной части письма об отсрочке платежа ставится подпись руководителя организации с расшифровкой, подпись главного бухгалтера. Печать в письме об отсрочке ставится при ее наличии.
Вот шаблон письма об отсрочке платежа:
Так выглядит образец письма о предоставлении отсрочки платежа поставщику товара:
Государственное бюджетное учреждение «Идеальный заказчик» 123000, г. Идеальный, ул. Идеальная, д. 1 Телефон +7(123) 423-32-23, e-mail: idealzakaz@mail.ru ОКПО 12344321 ОГРН 1234567891111 ИНН 1234567890 КПП 123401001 Общество с ограниченной ответственностью «Идеальный поставщик» ОГРН 1234554321055, ИНН 1234123455 КПП 123401001 123021, г. Идеальный, ул. Идеальная, д. 5 Телефон +7 (123) 111-22-33 e-mail: idealpost@mail.ru Исх. № 155 от 19.08.2023 Об отсрочке платежа По государственному контракту поставки № 7И/2023 от 01.07.2023 Ваша организация поставила нашей организации товары (медицинские маски и средства дезинфекции) по товарной накладной № 115 от 15.08.2023 на сумму 1 680 000 (один миллион шестьсот восемьдесят тысяч) рублей, в том числе НДС — 280 000 рублей. В связи с временным недостатком средств просим предоставить отсрочку оплаты до поступления дополнительного государственного финансирования на 10-15 дней. Учитывая более чем двухлетний опыт сотрудничества с Вашей организацией и стабильный объем закупок, просим перенести срок оплаты на 15 ноября 2023 года без уплаты процентов и применения штрафных санкций. Ответ просим предоставить до 25 сентября 2023 года. Директор ГБУ «Идеальный заказчик» ________________ Идеальный И.И. Главный бухгалтер ________________ Идеалова И. |
Документы и разъяснения
Бюджетный кодекс № 145-ФЗ от 31.07.1998 |
Гражданский кодекс (часть первая) № 51-ФЗ от 30.11.1994 |
Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013 |
Письмо Минфина № 24-03-06/21073 от 18.03.2020 |
Постановление Правительства № 1315 от 09.08.2021 |
Письмо Минфина № 24-03-07/99602 от 19.12.2019 |
Письмо Минфина № 24-03-07/99997 от 20.12.2019 |
Совместное письмо Минфина, МЧС, ФАС России № 24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/20 от 03.04.2020 |
Письмо Минфина № 03-03-06/3/18269 от 16.03.2021 |
Об авторе этой статьи
- Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).
Другие публикации автора
- 2023.12.25Документы поставщикаГосзакупки: пошаговая инструкция для начинающих
- 2023.11.30ОбразцыКак правильно составить соглашение о продлении срока действия госконтракта
- 2023.10.26ОбразцыИнструкция по составлению письма поставщику об отсрочке платежа
- 2022.12.26Документы заказчикаЗапрос цен по 44-ФЗ: составляем и размещаем в ЕИС