Образец акт приема-передачи электронной подписи другому лицу в 2023 году

Содержание

Собственник электронной подписи несет ответственность за использование ее третьими лицами. Чтобы обезопасить себя и зафиксировать пользование, составляют акт приема-передачи электронной подписи, в котором указывают ФИО получателя и дату составления. Рассказываем, как оформить такой акт.

Скачать акт прием-передачи ключа ЭЦП в Word (пустой шаблон)

Скачать образец акта приемки-передачи ЭЦП между организациями

Скачать образец акта приема-передачи флешки с ЭЦП от директора бухгалтеру

Передача ЭЦП другому лицу и закон

Порядок работы с ЭП регламентирует ФЗ № 63 «Об ЭП» от 06.04.2011. Закон закрепляет, что ЭП служит для идентификации ее собственника. Сертификат позволяет достоверно установить, кто подписал документ. При оформлении в сертификат вносят паспортные данные подписанта.

Поскольку электронная подпись персонализирована, предполагается, что использовать ключ вправе его собственник, чьи паспортные данные внесли в сертификат. Статья 10 ФЗ № 63 от 06.04.2011 обязывает подписанта обеспечить конфиденциальность ЭП.

Закон не содержит прямого запрета на его использование иным гражданином, санкция за передачу электронной подписи не предусмотрена. Указанная ст. 10 ФЗ № 63 требует конфиденциальности и одновременно закрепляет, что владелец обязан не допускать случаев использования ключа посторонними без его согласия. Таким образом, при согласии владельца подпись вправе использовать третье лицо.

Еще по теме:

какая ЭЦП нужна физическому лицу и как ее получить;

можно ли получить электронную подпись по доверенности;

какая ответственность предусмотрена за подделку электронной подписи.

Порядок передачи носителя ЭЦП

Закон не закрепляет порядок вручения носителя от владельца другому человеку. На практике составляют акт приема-передачи ключей Рутокен, закрепляя в нем ФИО того, кому вручили носитель, и дату начала пользования.

Наиболее распространены случаи перемещения ключей внутри организации:

от директора бухгалтеру для сдачи отчетов;
специалистам по закупкам между работниками подразделения;
от директора заместителю на период отсутствия и пр.

Если между сторонами достигнуто соглашение о передаче на использование ключа ЭЦП, то такую передачу фиксируют документально.

Документальная фиксация позволит владельцу ЭП обезопасить себя от несанкционированного и несогласованного подписания документации, а при возникновении спорных ситуаций доказать, что ключом распоряжался другой человек. Это не освободит владельца ключа от ответственности в случае нарушения подписантом законодательства. Исключение — если ЭЦП воспользовались без согласия владельца.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как предоставить физлицу право подписывать документы от имени организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Инструкция КонсультантПлюс: как предоставить физлицу право подписывать документы от имени организации

Получить бесплатный доступ в КонсультантПлюс на 2 дня.

Как оформить акт

Единая форма акта према-передачи ЭЦП для юридического лица или для физических лиц законом не утверждена. Документ составляют в свободной форме. При оформлении используют чистый лист формата А4.

Составляя акт о передаче средств электронной подписи документов, в бланк вносят сведения:

ФИО и паспортные данные передающего и принимающего лица;
при использовании внутри организации указывают ее наименование и должности сотрудников;
формат ЭЦП: флэш-накопитель, электронный файл и пр.;
цель использования ЭП третьим лицом;
дату передачи;
допустимо зафиксировать дату, до наступления которой необходимо вернуть носитель владельцу.

Готовый акт приема-передачи электронной подписи директора главному бухгалтеру или другому сотруднику, сотрудников между собой подписывают стороны, участвующие в передаче ключа. Не допускается подписание документа директором вместо сотрудников. Требуется личная подпись передающей и принимающей стороны.

Вот шаблон документа:

________________________________________

(наименование организации)

г. _____________________

«_____» _______________ 2022 г.

__________________________________________(ФИО), паспорт: серия: ______ № ______________, выдан «___»_________ ____ г. _______________________, код подразделения: ___-___, зарегистрированн__ по адресу: ______________________________, являющ___ владельцем ЭП, и ________________________, паспорт: серия: ______ № ______________, выдан «___»_________ ____ г. ___________, код подразделения: ___-___, зарегистрированн__ по адресу: ___________________________, пришли к соглашению о нижеследующем:

____________________________________ (ФИО владельца ЭП) передает право использования принадлежащей ему (ей) ЭП ________________________________ (ФИО лица, которому передается право использования ЭП).
Право использования ЭП передается на срок с «___»_________ ____ г. по «___»_________ ____ г.
_______________________________ (ФИО лица, которому передается право использования ЭП) может использовать ЭП только в следующих целях:
- __________________________________________________;
- __________________________________________________.

Подписи:

Передал: _______________________

Принял: ________________________

А это образец акта приема-передачи Рутокена для электронной подписи внутри организации:

Может пригодиться: инструкция по копированию ЭЦП на разные носители

Об авторе этой статьи

Александра Челозерцева

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.