В хозяйственной жизни случаются ситуации, когда приобретенные вещи необходимо вернуть: при наличии брака, если предмет не подошел по размеру, габаритам, форме и пр. Для документального оформления необходимо написать письмо на возврат товара поставщику, с которым заключен договор поставки. Рассказываем, как и в какие сроки оформить документ.
В каких случаях разрешено вернуть товар поставщику
Процедуру по возвращению приобретенных вещей регламентирует ГК РФ и договор поставки.
В соответствии с п. 1, п. 2 ст. 468 ГК РФ, п. 1, п. 2 ст. 475 ГК РФ, основания для сдачи покупки следующие:
- предмет не соответствует заявленным требованиям и характеристикам;
- во время приемки обнаружен брак;
- продавец скрыл существенные недостатки;
- ассортимент не соответствует заявленному в договоре;
- в течение гарантийного срока продавец не устранил неисправности.
Приведенные основания применимы в случае наличия недостатков или неисправностей.
Вещь надлежащего качества покупатель вправе обменять, если не подошел размер, габариты, форма и пр. Для обмена покупка должна сохранить товарный вид, не иметь следов употребления (п. 1 ст. 502 ГК РФ). Такое требование допустимо предъявить в течение 14 дней после покупки.
Иные основания для обмена и передачи покупки продавцу допустимо предусмотреть в договоре поставки.
Для обращения к продавцу необходимо оформить письмо о возврате товара в связи с ненадобностью по причине брака, несоответствия характеристикам и пр. Для обмена также требуется письменное обращение.
В организации направлению требования продавцу предшествует служебная записка о возврате товара поставщику от сотрудника, ответственного за приемку или эксплуатацию приобретенного предмета. В записке необходимо изложить причины, по которым необходимо предъявить требование.
Какие документы необходимы для возврата товара поставщику
Для оформления возврата требуются:
- основание — уведомление от покупателя с указанием причин;
- учетные бухгалтерские документы: возвратная накладная ТОРГ-12 или акт возврата.
Счет-фактуру заказчику не выставляют.
Для чего пишут письмо о возврате товара поставщику
Просто привезти поставку назад нельзя, необходимо известить поставщика о необходимости организации приемки возвращаемого продукта.
Письмо — это основание для возврата. В нем указывают причины, по которым покупатель отказался от продукции. При возникновении споров оно является доказательством в суде.
Например, если осуществляется возврат товара, письмо поставщику в связи с ошибкой подтвердит добросовестность покупателя, который направил уведомление о получении другого товара, который не был заявлен.
В какой срок необходимо направить письмо о возврате товара
Если покупатель отказался от продукции из-за нарушений со стороны продавца (несоответствие заявке, качеству и пр.), срок извещения об отказе устанавливают в договоре, законом он не регламентирован. Единственный регламентированный законом срок установлен для отношений по Закону о защите прав потребителей — 14 дней. Он применяется в отношениях с гражданами-покупателями.
Если законных оснований для возврата нет, извещение об отказе допустимо направить в любой срок. Такую ситуацию ни закон, ни договор не регламентируют. Контрагентам необходимо договориться о разрешении ситуации.
Как составить письмо поставщику о возврате качественного продукта
Единый образец претензионного письма законом не утвержден. Его составляют в свободной форме. При наличии используют фирменный бланк.
В письме указывают:
- наименование, адрес, контакты организации-покупателя;
- наименование и адрес продавца;
- реквизиты и номер договора поставки;
- основания для обмена или перечисления суммы, уплаченной за приобретенные предметы;
- срок для ответа на требование.
Случается так, что законных оснований для обращения к продавцу нет. В этом случае допустимо составить обращение с изложением причин, послуживших для направления просьбы. Не исключено, что контрагент пойдет навстречу.
Как составить письмо поставщику, если продукт некачественный
Для обращения по браку и иным недостаткам единый шаблон не утвержден. Документ составляют в свободной форме на фирменном бланке.
Вот как составить письмо на возврат приобретенного товара поставщику при наличии недостатков. Укажите:
- наименование, адрес, контакты организации-покупателя;
- наименование и адрес продавца;
- реквизиты и номер договора поставки;
- перечислите недостатки товара. Укажите, каким документом зафиксированы недочеты (обычно оформляют актом);
- если неисправности выявлены экспертизой, укажите реквизиты заключения эксперта;
- рекомендуем сделать фотографии или видеозапись обнаруженных недостатков и приложить файлы к письму;
- перечислите требования к продавцу: принять товар назад, вернуть уплаченные покупателем денежные средства, возместить убытки, выплатить штраф и пр.;
- установите срок для ответа и выполнения заявленных требований. Его регламентирует договор. При отсутствии срока в договоре установите разумный временной период, не менее 7 дней.
Вот образец письма на возврат бракованного товара поставщику:
Вот шаблон письма о возврате товара:
ООО «___________________» Адрес г. __________________ ИНН _______________________ Тел. ______________________ Генеральному директору ООО «_____________» ________________________ (Ф.И.О.) Адрес: ________________________ Требование ООО «_______________» (далее — Покупатель) и ООО «___________» (далее — Поставщик) заключили договор поставки от _________________ № _____ (далее — Договор). По условиям Договора, Поставщик доставил в адрес Покупателя ___________ в количестве _______ по цене ___________ руб., общей стоимостью ______________________. После приемки обнаружено, что __________________ (причины обращения). На основании изложенного, руководствуясь ст. 502 ГК РФ, просим принять ____________назад и возвратить покупателю уплаченную сумму в размере _________________. Приложения:
«________» ____________ 2023 г. _____________/______________ |
Досудебный порядок решения спора
Если товар возвращают по причине нарушения поставщиком условий договора, а поставщик от их устранения отказывается, направление письма обязательно. Оно обеспечит соблюдение претензионного порядка, который по таким спорам обязателен.
Отсутствие претензии — это препятствие для обращения в суд. Такой иск вернут или оставят без движения для соблюдения досудебного порядка.
Документы и разъяснения
Гражданский кодекс (часть первая) № 51-ФЗ от 30.11.1994 |
Об авторе этой статьи
- В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.