Срок хранения документов по закупкам в соответствии с 44-ФЗ прописан в Федеральной контрактной системе. Большинство закупочных документов хранят не менее 6 лет. Сроки хранения документации по 223-ФЗ другие: они различаются по видам закупочных регистров.
Как долго хранить документы по 44-ФЗ
Все закупочные материалы заказчика оформляются как в электронном формате, так и на бумаге. Порядок хранения документов в рамках Федеральной контрактной системы регулируется приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 и ч. 15 ст. 4 44-ФЗ (п. 217–233 перечня, утвержденного приказом № 236). Кроме того, необходимо учитывать правила из 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ». Минимальный период хранения закупочных документов — 5 лет, но многие документы надо хранить минимум 6 лет.
Сколько хранить документы по закупкам по 223-ФЗ
Иная ситуация в законодательстве о закупках отдельными видами юридических лиц. По правилам информацию и документы по закупкам заказчик должен хранить не менее трех лет (ч. 12 ст. 3.2 закона № 223). Но такой период установлен только для конкурентных тендеров. Для другой документации предусмотрены иные сроки. К примеру, положения о закупке, комиссиях по осуществлению закупок необходимо хранить постоянно (ст. 217 перечня № 236).
А в п. 223 перечня написано, какой срок заказчиками хранится документация о конкурентной закупке — заказчикам необходимо обеспечить сохранность в течение 3 лет:
- извещений о проведении конкурентных процедур;
- документации (в том числе изменений и разъяснений к ней);
- протоколов;
- заявок и финальных предложений от участников.
Договоры, заключенные по результатам торгов, надо хранить минимум 5 лет. Начало этого срока отсчитывают со дня окончания действия договора или прекращения обязательств по нему. После истечения пяти лет экспертно-проверочная комиссия вправе отобрать договоры на постоянное хранение (ст. 225 перечня № 236). Всю договорную документацию — расчеты, заключения, справки, переписку — тоже следует хранить не менее 5 лет (ст. 12 перечня № 236).
В перечне Росархива напрямую не указано, сколько хранить годовой отчет о закупках по 223-ФЗ, но специалисты рекомендуют сохранять как минимум 3 года все документы, которые оформляет заказчик. За разъяснениями по вопросам сохранности бумаг следует обратиться в Росархив.
Таблица: сколько хранить различную документацию по закупкам
Информацию о сроках хранения закупочных документов мы собрали в таблицу.
Регистр | Как долго хранить |
---|---|
Информация и бумаги, которые заказчик формирует в рамках ФКС | 6 л. с момента начала закупки (ч. 15 ст. 4 44-ФЗ) |
Информация и бумаги, которые получили при определении НМЦК, цены контракта с единственным поставщиком, начальных цен единиц товара, работы, услуги |
|
Информация и бумаги, которые получили при обосновании НМЦК, цены контракта с единственным поставщиком, начальных цен единиц товара, работы, услуги |
|
Положения и регламенты о контрактных управляющих, контрактной службе, комиссиях по осуществлению закупок по закону № 44 Положения о закупке и о закупочной комиссии по закону № 223 |
Постоянно (п. 217 перечня № 236) |
В приказе Росархива разъясняется, каков срок хранения протоколов, составляемых в ходе процедур закупки — весь перечень госзакупочной документации, включая переписку как у компании-закупщика, так и у других учреждений | 3 года после окончания процедур, подписания госконтракта, признания закупки несостоявшейся (п. 219–223) |
Планы-графики | 3 г. (п. 218) |
Журналы регистрации | 3 г. (п. 227, 228) |
Реестры госконтрактов | Постоянно |
Закупочные реестры учреждений (когда госконтракт не заключался) | Постоянно, пока заказчик не ликвидируется (п. 226) |
Перечень и период сохранности прописаны в закупочных законах № 44 и 223. Устанавливая локальные правила, заказчики руководствуются законодательными нормативами и Приказом Росархива № 236. Часто в организациях выпускают внутренний приказ о сохранности документации.
В распоряжении закрепляют:
- лицо, которое отвечает за процесс;
- начало отсчета для сохранения (1 января, следующее за годом проведения процедуры);
- перечень документов;
- состав комиссии экспертов.
Этот приказ подписывает руководитель. Все перечисленные в приказе ответственные лица ставят подписи и этим подтверждают, что ознакомились с содержанием и правилами. Кроме того, заказчики вводят собственную номенклатуру дел по закупочным регистрам. Приведем пример:
Уменьшить срок хранения аукционной документации по 44-ФЗ и закону № 223 нельзя. Архивируйте документы и держите регистры в организации ровно столько, сколько указано во внутренних нормативных актах!