Как используют регламенты в закупочной деятельности

приказом НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург

от ___________ № ___________

Регламент

1. Настоящий Регламент определяет форму заявок и порядок их подачи структурными подразделениями НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург в отдел материально-технического обеспечения НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург (далее — ОМТО) на получение товарных материальных ценностей (канцелярские товары, демонстрационное оборудование, хозяйственные товары, бытовая химия, мебель и предметы интерьера, бытовая техника, мягкий инвентарь, строительный инструмент и др.) (далее — ТМЦ) и заявок на оказание услуг по комплексному обслуживанию зданий (уборка помещений, вывоз мусора, дезинфекция (дератизация, дезинсекция), ремонт бытовой техники и др.).

2. Заявки заполняются сотрудниками структурных подразделений по установленной форме согласно приложениям № 1–7 к настоящему Регламенту и подлежат согласованию с руководителем структурного подразделения.

3. Заявки направляются сотрудниками структурных подразделений посредством корпоративной электронной почты ОМТО по адресу: omto-sp@hse.ru. Заявки в устной форме или по телефону не принимаются.

4. Заявки на канцелярские товары (приложение № 1 к настоящему Регламенту) и на хозяйственные товары (приложение № 2 к настоящему Регламенту) заполняются в соответствии с перечнем товаров, размещенным на интернет-странице ОМТО корпоративного портала НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург, и подаются в ОМТО с 1 по 15-е число каждого месяца.

5. При невозможности выполнить заявку частично или в полном объеме сотрудник ОМТО информирует об этом структурное подразделение, направившее заявку, посредством корпоративной электронной почты.

6. Выдача ТМЦ согласно поданным заявкам осуществляется заведующим хозяйством административно-хозяйственного отдела корпуса с 25-го по последнее число каждого месяца.

7. Заявки на ТМЦ, помимо заявок, указанных в п. 3 настоящего Регламента, поступающие в ОМТО (на предоставление предметов интерьера, демонстрационного оборудования, бытовой техники, мягкого инвентаря, строительного инструмента и др.), должны содержать следующую информацию: наименование товара или его аналог, технические характеристики, количество или объем. При невозможности указать вышеперечисленные данные предоставляется образец. В этом случае к данной заявке прилагается служебная записка руководителя структурного подразделения на имя начальника ОМТО.

8. Все заявки, направленные в ОМТО, выполняются в соответствии с годовым планом закупок в зависимости от наличия текущего финансового обеспечения и сроков поставки товара с учетом осуществления процедур закупок.

8.1. Заявки, не включенные в годовой план закупок, и заявки вне предложенного перечня, размещенного на интернет-странице ОМТО корпоративного портала НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург, после поступления в ОМТО подлежат согласованию с заместителем директора, координирующим деятельность ОМТО. Срок рассмотрения заявок составляет 5 (пять) рабочих дней. Ответ на заявку направляется по корпоративной электронной почте на адрес руководителя структурного подразделения, направившего заявку.

9. После получения ТМЦ отчетные документы (товарная накладная, счет, счет-фактура, акт сдачи-приемки Товара) передаются в ОМТО с подписью материально ответственного сотрудника структурного подразделения, принимающего ТМЦ, и печатью (при наличии).

10. Заявки на оказание услуг по комплексному обслуживанию зданий заполняются по установленным формам (приложения № 3–7 к настоящему Регламенту).

11. После оказания услуг по комплексному обслуживанию зданий отчетные документы (счет, счет-фактура, акт сдачи-приемки услуг/акт сдачи-приемки работ) передаются в ОМТО с подписью ответственного сотрудника административно-хозяйственного отдела корпуса и отметкой на акте сдачи-приемки услуг/акте сдачи-приемки работ об оказании услуг/выполнении работ в полном объеме.