Как организовать работу контрактной службы заказчика

Контрактная служба или контрактный управляющий по 44-ФЗ — это ключевые органы по управлению закупочным процессом в организации. Поэтому важно правильно и эффективно организовать их работу. Разберем, как это сделать.

Что такое контрактный управляющий и служба

Контрактная служба (КС) — орган управления у заказчика, который отвечает за проведение закупок, включая исполнение контрактов. Контрактная служба заказчика может создаваться следующими способами: в форме отдельного структурного подразделения либо без образования такового.

В Приказе Минфина № 158н от 31.07.2020 указано, что делает КС на предприятии: планирует закупки, определяет поставщика и заключает с ним контракт, отвечает за исполнение, внесение изменений и расторжение соглашений.

Контрактный управляющий — должностное лицо, которое отвечает за планирование и проведение закупок. На эту должность назначают сотрудника заказчика с высшим или дополнительным профессиональным образованием в сфере закупок.

Когда создается контрактная служба по 44-ФЗ

По контрактному законодательству, создание контрактной службы зависит от совокупного годового объема закупок (СГОЗ). В ч. 1 ст. 38 44-ФЗ указано, что создание контрактной службы для заказчиков с совокупным годовым объемом закупок более 100 миллионов рублей обязательно. А если СГОЗ меньше 100 миллионов рублей, то назначают то или другое, по своему усмотрению.

Еще по теме:

• как оформить приказ о назначении контрактного управляющего;
• как составить типовое положение о контрактной службе.

Когда работает только контрактный управляющий

Все случаи, когда не назначают контрактного управляющего, перечислены в ст. 38 44-ФЗ. В ч. 2 этой статьи указано, что возможность назначения этого специалиста ограничена только годовым СГОЗ в 100 миллионов рублей. Если годовой объем закупок меньше установленного лимита, назначается ответственное должностное лицо.

В положениях этой же статьи разъясняется, нужен ли контрактный управляющий, если создана КС, — нет, это равнозначные органы. Заказчик либо созывает спецотдел по закупкам, либо назначает управляющего по контрактам.

Кто становится контрактным управляющим

Основные требования к управляющему по 44-ФЗ в 2023 году заключаются в том, чтобы:

• обеспечивать цикл закупки (от планирования до исполнения контракта);
• взаимодействовать с третьими лицами, если возникли спорные ситуации.

Вот кто вправе отвечать за закупочную деятельность заказчика:

• работник организации. Это указано в ч. 2 ст. 38 44-ФЗ и письме Минэкономразвития № Д28и-2996 от 10.11.2016;
• сотрудник с высшим или дополнительным профессиональным образованием в сфере закупок. Это указано в ч. 6 ст. 38 44-ФЗ.

Управляющий сам обеспечивает весь цикл закупки, от планирования до исполнения контракта, включая последующее взаимодействие с третьими лицами в случае спорных ситуаций. Поэтому, если объемы и специфика закупок предполагают распределение полномочий по планированию и проведению определения поставщика между различными должностными лицами, рассмотрите вариант создания КС.

Вот актуальный пример постановления, которое утверждает назначение управляющего и порядок его взаимодействия с другими органами власти, подразделениями и учреждениями.

Кто входит в контрактную службу

Когда формируете КС, назначьте руководителя, который эту службу возглавит. В п. 2.3 Приказа Минфина № 158н от 31.07.2020 указано, что руководитель контрактной службы по 44-ФЗ назначается на должность приказом руководителя заказчика, лицом, который выполняет его обязанности или уполномочен руководителем.

В ч. 6 ст. 38 44-ФЗ, письмах Минфина от 27.08.2020 № 24-01-06/75331, от 30.06.2020 № 24-01-06/56155 указано, что руководитель КС обязан иметь дополнительное профессиональное образование в сфере закупок или высшее образование (в т. ч. непрофильное).

Особенности правового статуса руководителя КС установите в положении, а закрепить максимально подробно должностные обязанности, полномочия и ответственность следует в должностной инструкции.

Минэкономразвития в письме № Д28и-2993 от 16.11.2016 указывает, что работников КС выбирают из числа сотрудников заказчика.

В ч. 6 ст. 38 44-ФЗ, письмах Минфина № 24-01-06/75331 от 27.08.2020, № 24-01-06/56155 от 30.06.2020 указано, что все работники КС должны иметь дополнительное профессиональное образование в сфере закупок или высшее образование (в т. ч. непрофильное).

Наряду с требованиями к образованию рекомендуем учитывать особые требования профстандартов «Эксперт в сфере закупок» и «Специалист в сфере закупок». Применяйте их, когда формируете КС, чтобы эффективно распределить трудовые функции.

Сколько человек входит в контрактную службу

В п. 2.2 Приказа Минфина № 158н от 31.07.2020 указано, что количество членов не составляет меньше 2 работников. Независимо от того, в какой форме создали контрактную службу, вот кто может входить в состав контрактной службы 44-ФЗ, — руководитель и работник.

Рекомендуем ввести в состав как минимум троих, так не допустите некоторых споров, которые связаны с принятием решений, и сбалансируете процесс работы службы с учетом отпусков и больничных.

Если нужно, численность КС увеличивают или уменьшают из-за интенсивности госзакупок.

Как правило, формируют компетентный состав службы, ориентируясь на специфику товаров, работ, услуг, которые чаще всего приобретаются. Как пример, привлекая специалистов с определенными компетенциями.

Как создать контрактную службу и выбрать руководителя

Вот краткая инструкция, как организовать работу закупочного отдела:

1. Выберите форму.
2. Подготовьте положение.
3. Утвердите его приказом.

Рассмотрим подробнее каждый этап.

Шаг 1. Выбираем форму

Различают такие формы:

• с выделением в отдельное структурное подразделение;
• без такого выделения.

Выделяйте отдел по закупкам в отдельное структурное подразделение по желанию. Ориентируйтесь на штатные возможности, объем и интенсивность тендеров. Решайте сами, выделять КС в отдельное структурное подразделение или наделить этими функциями состав работников, который действует в организации. Такой способ организации привлекателен тем, что сотрудники не совмещают разные трудовые функции, это обеспечивает равномерное распределение нагрузки. Если выбираете этот тип организации, предусмотрите отдельную должность для руководителя.

Если не выделяете отдельное подразделение, это означает, что сотрудники исполняют функции КС, не отрываясь от основных трудовых обязанностей. Учитывайте нагрузку по закупкам и другой работе, чтобы не возникало авралов.

Шаг 2. Готовим положение

В ч. 3 ст. 38 44-ФЗ указано, что КС работает только на основании положения или регламента. Название этого документа выбирайте сами. Разработайте его на основании типового положения, которое утверждено Приказом Минфина № 158н от 31.07.2020.

Чтобы эффективно распределить нагрузку, укажите в положении, участвуют ли работники контрактной службы по 44-ФЗ в работе комиссии по закупкам. Региональные или местные акты субъекта РФ иногда предусматривают для некоторых заказчиков обязанность включать работников в состав комиссии.

Шаг 3. Издаем приказ

Приказ о создании КС фиксирует факт появления такого подразделения и утверждает положение (регламент) его работы.

В приказ включается информация:

• о лице, которое назначено руководителем. По регламенту, начальник службы — это специалист, который контролирует и несет ответственность за работу всего закупочного отдела;
• список сотрудников, которые вошли в состав (если создаете без выделения подразделения);
• срок подготовки руководителем документов, которые определят должностные обязанности и персональную ответственность сотрудников службы.

Особых требований, кто может стать руководителем КС по 44-ФЗ в бюджетном учреждении в 2023 году, не предусмотрено. Руководить отделом вправе только специалист с высшим или дополнительным образованием в сфере закупок.

Как назначить контрактного управляющего

В ч. 2 ст. 38 44-ФЗ указано, что работа управляющего заключается в проведении всех закупок в организации или одной конкретной процедуры. Определяйте сами расчет нормативной численности контрактных управляющих по закупкам в бюджетной организации, чтобы организовать закупочный процесс. Рекомендуем распределять закупки по видам товаров (работ, услуг) и назначать управляющего, который обладает специальными знаниями в конкретной сфере (автомобили, компьютерная техника, строительство и т. п.).

Чтобы сотрудник приступил к исполнению функций управляющего, издайте приказ о назначении. В приказе укажите на характер работы управляющего — предстоит ли ему обеспечивать проведение всех закупок или он ответственен за конкретную процедуру либо отдельную сферу закупаемых товаров, работ или услуг.

Составление инструкции необязательно, рекомендуем это сделать для определения трудовой функции работника, его должностных обязанностей, пределов ответственности, предъявляемых к нему квалификационных требований.

Закрепите в инструкции все функции и полномочия из ч. 4 ст. 38 44-ФЗ. Дополнительно опирайтесь на нормы типового положения по Приказу Минфина № 158н от 31.07.2020 и профстандарты и включите иные, определенные характером закупок, функции, которые не противоречат тем, которые перечислены в ч. 4 ст. 38 44-ФЗ.

Обратите внимание на то, что нет необходимости изменять штатное расписание. Работник, которого вы назначили управляющим, является таковым независимо от наименования должности (письмо Минэкономразвития России от 18.02.2015 № ОГ-Д28-2128).

Документы и разъяснения по теме

Об авторе этой статьи

Дмитрий Сидаев

Высшее и специальное образование по закупкам: ХГУЭП, диплом с отличием по специальности «Юриспруденция» и ГАПМ им. Н.П. Пастухова, диплом с отличием по программе «Управление закупочной деятельностью».
Автор и идейный вдохновитель проектов «GoodWin Project: Тендеры по-простому» и «Антидот 44-ФЗ: лекарство от головной боли в закупках».
Обучает закупкам по 44-ФЗ, консультирует поставщиков и заказчиков, работает как приглашенный руководитель тендерного отдела.

Другие публикации автора

• 2024.01.17Контроль закупокМожно ли изменять существенные условия госконтракта
• 2024.01.10Банковские гарантииКак вернуть обеспечение контракта по 44-ФЗ
• 2024.01.10Контроль закупокКак организовать работу контрактной службы заказчика
• 2024.01.10Документы заказчикаИнструкция по дополнительным требованиям к участникам госзакупок