Письмо о смене банковских реквизитов — это документ, в котором стороны уведомляют контрагента об изменении расчетной информации в контракте. Это необходимо для своевременной оплаты по договорным обязательствам.
| Скачать форму уведомления о смене реквизитов юрлица из КонсультантПлюс |
| Скачать образец письма о смене реквизитов банка (бланк) |
| Скачать образец письма об изменении реквизитов организации (заполненный пример) |
| Скачать образец уведомления о смене реквизитов банка (пример из ЕИС) |
Как составляют письмо о корректировке реквизитов госконтракта
По контактным данным из госконтракта заказчик отправляет корреспонденцию, переводит исполнителю деньги, проверяет, действительны ли документы. Если выявляются нестыковки либо отсутствуют уведомления о том, что сведения поменялись, проблемы возникают у поставщика. Организация-покупатель с юридической точки зрения действует верно, следовательно не несет никакой ответственности, если конечный адресат не получит бумаги или деньги.
Поэтому поставщику надлежит отправить информационное письмо о смене банковских реквизитов и сообщить заказчику об изменениях в контактных данных.
Какие сведения относят к реквизитам
Все имеющиеся у организации контактные данные делятся на общие и банковские. В первую группу включают:
- наименование компании либо ИП;
- ИНН и КПП (если есть);
- ОГРН;
- почтовый адрес;
- место расположения организации;
- сведения о руководителе.
Ко второй группе (банковским контактным данным) относят:
- наименование банка, в котором у организации открыт счет;
- БИК;
- номер р/c;
- номер к/с.
Как составить письмо о корректировке реквизитов
Унифицированной формы письма или уведомления контрагентов в законе 44-ФЗ не предусмотрено. Несмотря на это, необходимо учесть некоторые особенности.
Составьте обращение к заказчику на фирменном бланке предприятия. Инструкция, как написать уведомление о смене банковских реквизитов:
- Впишите полное наименование организации-получателя, информацию об ответственном лице (Ф. И. О. и занимаемую им должность).
- Озаглавьте документ.
- Проставьте адрес отправителя, дату и исходящий номер.
- Укажите информацию о тех данных, которые изменились.
- Определите дату, начиная с которой изменения вступают в силу.
- Внесите дополнительную информацию, если такая имеется.
- Подпишите у руководителя поставщика и поставьте печать (если имеется).
При составлении письма обязательно укажите:
- дату закрытия старого банковского счета;
- дату открытия нового банковского счета;
- день, с которого денежные переводы должны проводиться по новым реквизитам;
- информацию о новом счете (название и БИК банка, номера расчетного и корреспондентского счетов).
Так выглядит образец письма контрагенту о смене банковских реквизитов — используйте шаблон в работе:
Информационное письмо Настоящим сообщаем, что у компании _____________, которая является поставщиком по государственному контракту № ___________ от «__» __________ 20__ г. изменились реквизиты на следующие: 1. 2. 3. Изменения вступают в силу с «___» ____________ 20___ г. Просим вас учитывать данные изменения при перечислении денежных средств за _____________________ и при оформлении документов. _____________________/_______________/ М. П. _________________ 20____ г. |
А это — пример письма:
Как проинформировать заказчика об изменениях
Как только изменения вступает в силу, поставщику следует составить письменное уведомление и вручить его заказчику лично либо отправить по почте. В целях большей оперативности дополнительно высылают электронный вариант. Но с юридической точки зрения верной является форма, о которой говорится в контракте (к примеру, письменная).
Когда будете отправлять уведомление, обязательно посмотрите, указан ли в госконтракте исключительный адрес заказчика для пересылки ему юридически значимой корреспонденции (в том числе email). Если такой адрес закреплен, направьте обращение на него. В противном случае информацию о месторасположении заказчика возьмите из:
- ЕГРЮЛ (если контрагент является юридическим лицом);
- ЕГРИП (если контрагент является индивидуальным предпринимателем).
Согласно п. 3 ст. 54 и п. 3 ст. 23 ГК, если вашу корреспонденцию доставят по этим адресам, то она считается полученной, даже если контрагент там фактически не находится.
При отправке дополнительного соглашения руководствуйтесь теми же правилами, что и при отсылке. Но если в госконтракте в качестве исключительного указан email, то все равно следует переслать заказчику бумажный вариант, подписанный руководителем, а по электронной почте направить письмо о смене банковских данных и сообщить, что дополнительное соглашение к контракту подготовлено, подписано и отправлено по соответствующему адресу курьерской службой или почтой.
Организация-исполнитель госконтракта должна убедиться, что заказчик получил письмо. Запросите у получателя дату и входящий номер корреспонденции либо расписку о доставке. Иначе есть риск перечисления денежных средств на старый расчетный счет.
Когда письмо не составляют
Еще на стадии подачи тендерной заявки потенциальный поставщик сообщает контактные данные (как общие, так и банковские). Они нужны для составления госконтракта после окончания торгов. Поэтому если в компании в этот период происходит процесс смены сведений, то в заявке от нее следует указать уже новые данные, тем более что к организации-заказчику эта информация попадет в результате открытия конвертов (либо получения доступа к соответствующим электронным документам), а в это время вносить какие-либо изменения уже нет возможности.
Пока срок подачи конкурсных или аукционных заявок еще не подошел к концу, участник вправе отозвать свое предложение, внести в документы нужные правки и подать их снова. Когда исполнитель уже выиграл тендер, а ему необходимо поменять контактные данные или банковские реквизиты, то вместо письменного уведомления следует составить протокол разногласий.
Об авторе этой статьи
