Приказ о назначении ответственного за ЭЦП издают, чтобы передать работнику права на подписание электронных документов. Такое распоряжение понадобится и для Единой информационной системы. Если от имени заказчика в системе работает контрактный управляющий или специалист по закупкам, выпустите отдельный приказ о наделении полномочиями лиц, ответственных за размещение в ЕИС.
Что сделать перед оформлением приказа
В первую очередь надо сгенерировать подпись и получить сертификат. С 1 января 2022 года применяются электронные подписи по новому регламенту. Сертификаты ЭП для руководителей и индивидуальных предпринимателей теперь абсолютно бесплатно оформляет удостоверяющий центр ФНС: понадобятся только сертифицированный токен, паспорт и СНИЛС. Ключи делают в операционных залах территориальных инспекций или у доверенные лиц ФНС — удостоверяющих центров, которые прошли дополнительный отбор (Приказ ФНС № ВД-7-24/982@ от 30.12.2020). ЭП от налоговой подходит и для торгов.
Сотрудники компаний, в том числе специалисты по закупкам, теперь используют ЭП физлица — ею подписывают документы и для работы, и для собственных нужд (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). Для оформления личной подписи физлица приказ не требуется: в ней указывают только Ф.И.О. получателя без отсылок к работодателю. Получать такую ЭП следует только в удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию по новым правилам. Список аккредитованных УЦ есть на сайте Минкомсвязи.
Использовать ЭП физлица надо вместе с машиночитаемой доверенностью. Но пока сотрудники смогут работать без МЧД. Законодатели продлили возможность использования квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП без применения машиночитаемой доверенности для работников юрлиц и ИП до 1 сентября 2023 года (536-ФЗ от 19.12.2022).
Кто и зачем готовит приказ
Права на первую подпись принадлежат руководителю организации. Для непрерывного функционирования учреждения (если директор отсутствует на работе) он передает полномочия на подписание документов ответственным сотрудникам. Обычно это его заместители и главный бухгалтер.
Иная ситуация с ЭЦП. Она используется для шифрования и защиты информации электронной документации (63-ФЗ от 06.04.2011). Есть сферы, в которых документы подписываются только электронной подписью. Это и платежные системы, и госзаказ, и информационные ресурсы. Вот для чего используют ЭЦП:
- в ППО СУФД — все финансовые и платежные документы;
- в Единой информационной системе — планы-графики, извещения о закупке, протоколы рассмотрения заявок, контракты, счета-фактуры, акты приемки и др.;
- в ГИИС «Электронный бюджет» — плановые документы, регистры субсидирования и финансирования, заявки и уведомления, сведения об учете, распределении поступлений, исполнении бюджета и пр.;
- на официальном сайте ГМУ — информация о финансово-хозяйственной деятельности учреждения и объемах оказываемых услуг;
- на ППО АСФК — государственные программы, планы-графики их исполнения, отчетность о проделанной работе.
И это далеко не все автоматизированные информационные системы, где для подписания документов используется ЭЦП. Руководитель назначает администратора по такой работе и определяет ответственных лиц, наделенных правами ЭП. К примеру, создается ЭЦП для контрактного управляющего — в целях работы в Единой информационной системе и на торговых площадках.
Специалисты Федерального казначейства определили перечень документов, которые необходимо предоставить при оформлении сертификата ЭП. Приказ в списке сопроводительной документации — один из первых. Его обязательно составляют при получении ключа ЭЦП.
Почему заказчики обращаются в ТОФК? Сертификаты ЭП оформляют только удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифрой. Большая часть таких центров базируется в отделах ФК и использует казначейский регламент для работы с клиентами. Для подписи документов применяют только усиленную квалифицированную электронную подпись.
Прежде чем оформить ЭЦП, составьте грамотный приказ на ответственное лицо со стороны заказчика на подписание документов и о назначении ответственных лиц. Привлеките сотрудников, непосредственно связанных с передаваемыми полномочиями и пользовательскими ролями:
- главный бухгалтер или бухгалтер — для работы с СУФД, электронным бюджетом и ГМУ;
- контрактный управляющий или специалист по закупкам — для ЕИС;
- программист — для администрирования автоматизации рабочих мест.
Приказ готовят и заказчики, и поставщики. Поставщикам электронная подпись необходима для участия в торгах. Организации-заказчики передают в ТОФК распоряжение о назначении ответственного за ЭП и пакет сопроводительной документации. После обработки информации специалисты Казначейства предоставляют организации сертификаты ключа ЭЦП. Поставщики работают по той же схеме, только документы направляют не в ТОФК, а в ФНС или аккредитованный удостоверяющий центр.
Что включать в приказ по ЭЦП
Суть распорядительного акта — наделить конкретных сотрудников полномочиями на подписание документов ЭЦП. Документ так и называется: «Распоряжение о назначении ответственного лица за размещение информации в ЕИС государственных закупок и о наделении его правом подписи». В этом же указе назначают ответственных за работу с АРМ и за информационную безопасность.
В 63-ФЗ разъясняется, на каком основании можно подписать ЭЦП начальника, — такого основания нет: каждый ответственный сотрудник подписывает документы собственной ЭП. Для этого и издают распоряжение о наделении полномочий. Приказ составляют в свободной форме. Некоторые ТОФК и удостоверяющие центры предоставляют клиентам бланки, которые необходимо заполнить для получения ключа ЭП в их отделе. Обязательно отразите следующую информацию:
- полное наименование заявителя. Пропишите краткое название, если оно есть в уставных бумагах;
- реквизиты распоряжения: номер, дата и место выпуска;
- название акта и правовую основу. В преамбуле всегда ссылайтесь на нормативы, в соответствии с которыми потребовалось наделить сотрудников правами на подписание. К примеру, ЭЦП для ЕИС делают по нормам федеральных законов № 44 и № 63;
- перечень работников, которым передают полномочия. Укажите их фамилии, имена и отчества полностью. Пропишите их текущие должности и новые полномочия. Кроме того, отразите, что подписывает электронной подписью контрактный управляющий и другие ответственные сотрудники — перечень закупочных документов в ЕИС и на торговых площадках;
- для распорядительного акта на передачу прав подписания при замещении основного работника внесите сведения как минимум о двух сотрудниках, которые заменят его при отсутствии.
Образцы приказов по работе с электронной подписью
Примерный приказ о наделении правом подписи для получения ЭЦП в бюджетной организации:
ГБУ «Идеальный заказчик» П Р И К А З г. Идеальный № 116 О наделении правом электронной подписи В целях реализации Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (№ 44-ФЗ от 05.04.2013), требований Федерального закона «Об электронной подписи» (№ 63-ФЗ от 06.04.2011) для обеспечения участия ГБУ «Идеальный заказчик» в проведении открытых аукционов на электронных торговых площадках ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить администратором информационной безопасности специалиста отдела закупок Денисову Дарью Денисовну. 2. Наделить правом электронной подписи электронных документов со следующими полномочиями следующих сотрудников:
3. Назначенным сотрудникам неукоснительно соблюдать требования Федерального закона «Об электронной подписи» (№ 63-ФЗ от 06.04.2011) и Приказа Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации «Об утверждении инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну» (№ 152 от 13.06.2001). Директор Иванов И.И. Иванов М.П. |
А это пример распоряжения для Казначейства:
Документы и разъяснения
Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013 |
Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 |
Федеральный закон № 536-ФЗ от 19.12.2022 |
Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ |
Приказ ФАПСИ № 152 от 13.06.2001 |
Приказ Федерального казначейства № 21н от 15.06.2021 |
Приказ ФНС № ВД-7-24/982@ от 30.12.2020 |
Об авторе этой статьи
-
Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.