Автоматизация учета закупок — это процесс, в результате которого упрощается порядок и снижаются издержки торговых процедур. Все операции необходимо отразить в бухгалтерской системе.
Как автоматизировать учет закупок
Автоматизация выражается в интеграции всех сфер, которые затрагивает деятельность предприятия. Задача каждого управленца — выстроить эффективные процессы и минимизировать издержки.
В случае с товарно-материальными ценностями это работает так: если компания участвует в госзакупках в роли поставщика и поставляет товары собственного производства или готовую продукцию, ей необходимо контролировать запасы. А чтобы контролировать ТМЦ, надо автоматизировать ведение учета закупок — управление закупками. То есть отрегулировать процесс, когда сам поставщик является заказчиком. Если достичь нужных показателей, работа компании станет бесперебойной и максимально результативной.
Процесс закупок включает такие этапы:
- Оценка потребности в заказах конкретных товаров, работ, услуг.
- Определение необходимого количества товаров.
- Анализ рынка и приблизительный расчет цены.
- Поиск поставщиков, подрядчиков, исполнителей.
- Утверждение критериев для заказа.
- Работа с поставщиками.
- Заключение контракта.
Автоматизация учета позволяет контролировать расход и фактическое наличие товарных запасов. А грамотно настроенная учетная система поможет в подборе потенциальных поставщиков и клиентов, определении текущего спроса и поиске рынков сбыта.
Автоматизация ведет к оптимизации учета процесса закупок и торговой деятельности в целом. Автоматизированная система учета (АСУ) поможет:
- сформировать ассортиментный ряд из продукции с наивысшим спросом;
- составить план закупок с учетом коэффициентов оборачиваемости по каждому товару;
- уменьшить объемы затрат без снижения товарных единиц;
- наладить порядок информирования пользователей;
- снизить трудовые затраты сотрудников (к примеру, сэкономить время на подаче заявок поставщикам).
В результате у компании повышается доход и высвобождаются средства, которые пойдут на развитие бизнеса.
Учет закупок в программе 1С
Многие компании ведут учет закупок в 1С — в программе 1С:ERP Управление предприятием. ПО позволяет:
- подбирать поставщиков;
- устанавливать условия закупок;
- проводить мониторинг цен;
- формировать заказы и контролировать их исполнение;
- составлять график платежей;
- поддерживать разные схемы приемки товаров;
- оформлять поставку;
- корректировать закупки, поступления, возвраты;
- закрывать заказы.
Разберем пошагово, как управлять закупками предприятия в 1С.
Шаг 1. Регистрируем сведения от поставщиков. Это и коммерческие предложения (прайс-листы), и договоры, и первичные документы. При регистрации особое внимание уделяйте номенклатуре — тем наименованиям товаров, что есть в вашей базе, и тем, которые предлагает поставщик. Существуют базы, в которых хранят оба наименования.
Шаг 2. Устанавливаем условия заказа. Для этого надо сформировать в 1С «Соглашение об условиях закупок». В нем указывают поставщика, условия оплаты, сроки, дату и склад поставки. Договор с исполнителем оформляют в рамках такого соглашения, а основанием для контракта служат данные из этого соглашения.
Шаг 3. Оформляем заказ поставщику. Возможен автоматический учет заявок на закупку или формирование заявки вручную. Заказ делают, основываясь на расчетах потребностей в товарах по параметрам обеспечения (срок поставки, среднедневное потребление). Другой способ — ввести заказ по предыдущей заявке. Если оформляете заказ по соглашению, все основные условия в заявке заполнятся автоматически.
Кроме того, программа предусматривает контроль оплаты и контроль выполнения обязательств. Оплату контролируют по дате, указанной в заявке поставщику. Обязательства проверяют в соответствии со статусом и состоянием документа. Статусы необходимо присваивать вручную.
Шаг 4. Отражаем поставку продукции. Для приемки необходимо сформировать документ «Приобретение товаров и услуг». Поставку тоже оформляют в рамках соглашения, как отдельную поставку или как поступление по заявке поставщику. Допускается регистрация поставки товаров на несколько складов в рамках одной товарной накладной.
В сервисе по управлению закупками доступна функция о приеме товаров на ответственное хранение. Их проводят по документам приемки на хранение, отгрузки с хранения, выкупа или списания с хранения и отражают на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».
Когда приобретаете импортные товары, проведите поставку продукции после таможенного оформления. Для товаров из стран ЕАЭС действуют особые правила. В 1С предусмотрен автоматический учет номеров грузовой таможенной декларации (ГТД) и страны происхождения.
Не забывайте о прослеживаемости товаров. Все операции по перемещению продукции, подлежащей отслеживанию в рамках национальной системы прослеживаемости, обязательно фиксируются в учете.
Шаг 5. Корректируем или возвращаем товары продавцу.
Если надо скорректировать документы поставки, необходимо провести операцию «Корректировка приобретения». Ее используют, если требуется исправление выявленных ошибок или корректировка по согласованию сторон. В корректировку приобретения надо ввести информацию по новым документам поставщика.
Если продукцию надо вернуть, проводят документ «Возврат товаров поставщику». Он изменяет состояние расчетов и фиксирует переход прав собственности. Сформируйте возврат на основании документации о поступлении продукции.
Бухучет госзакупок
Если компании участвуют в государственных и муниципальных закупках и выступают в роли поставщиков, они обязаны вести бухгалтерский учет по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
К примеру, оплату оператору электронных площадок за участие в закупках надо отразить по обычным видам деятельности и без НДС (п. 5, 7 ПБУ 10/99). Расходы признают в том периоде, когда подписали акт оказания услуг.
В таблице — учет госзакупок: отражение платы за участие в электронных закупках.
Проводка |
Содержание операции |
Документ-основание |
---|---|---|
Дт 44 (20, 91-2) Кт 60 (76) |
Плату за участие в закупках отразили в расходах |
Акт оказания услуг |
Дт 19 Кт 60 (76) |
Учли «входной» НДС |
Счет-фактура |
Дт 68 Кт 19 |
Приняли к вычету «входной» НДС |
Счет-фактура |
Дт 60 (76) Кт 55 (51) |
Отразили списание денег в счет оплаты за участие в госзакупках |
Выписка из банка по специальному или расчетному счету |
Если на остатки по спецсчету банк начисляет проценты, учтите их так:
- Дт 76 Кт 91.1 — начислили проценты по спецсчету;
- Дт 55 Кт 76 — получили проценты на специальный счет.
Комиссию банку за выдачу банковской гарантии учитывают в расходах по обычным видам деятельности. Вознаграждение признают в расходах в том периоде, когда начал действовать договор с банком. Составьте такие проводки: Дт 76 Кт 51 — для отражения комиссии за выдачу банковской гарантии, и Дт 91.2 (44, 20) Кт 76 — для учета комиссии в расходах.
Об авторе этой статьи
-
Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.