Электронный ключ физлица в 2023 году можно использовать для подписания рабочих документов. Сотрудник оформляет личную подпись на себя и не привязывает ее к организации. Чтобы подтвердить полномочия, понадобится машиночитаемая доверенность.
Чем квалифицированная ЭП для физических лиц отличается от других видов
В 63-ФЗ от 06.04.2011 описано, чем усиленная квалифицированная электронная подпись для физических лиц (УКЭП) отличается от остальных:
- простая электронная подпись подтверждает факт формирования ЭП (ч. 2 ст. 5 63-ФЗ);
- усиленная неквалифицированная (УНЭП) позволяет проверить, кто подписал документ и вносились ли в него какие-нибудь изменения после подписания (ч. 3 ст. 5 63-ФЗ);
- УКЭП используется в электронном документообороте вместо личной подписи физического лица и дает возможность подписывать и зашифровывать любые документы (ч. 4 ст. 5 63-ФЗ).
У квалифицированной ЭП присутствуют все признаки неквалифицированной, только уровни защиты информации и функциональных возможностей гораздо выше. По нормам 63-ФЗ получение электронной подписи для физических лиц регулируется ФСБ.
Для чего физлицу нужна электронная подпись
Электронная подпись необходима для верификации действий в электронном формате. Вот зачем понадобится личная ЭЦП для физических лиц независимо от сферы его деятельности:
- подача документов в ведомства и государственные органы;
- удаленная работа;
- дистанционное поступление в вуз;
- банковский перевод;
- получение кредита;
- подписание рабочих документов на расстоянии (трудовой договор, акты, ведомости);
- учет по месту жительства;
- участие в закупках как самозанятый;
- подача судебного иска;
- представление документов на патент.
Кто выдает электронную подпись физлицам
Какая ЭП потребуется для банка, а какая — для закупок, разбираемся в таблице.
Для чего потребуется | Какой вид ЭП оформить | Где получить ЭЦП физическому лицу |
---|---|---|
Для банка | Простая | В отделении банка или через мобильное приложение |
Для сервиса Госуслуги | Простая | В ближайшем отделении МФЦ |
Для подписания документов, которые утверждаются без печати (бухгалтерские отчеты, некоторые типы соглашений) | УНЭП | В аккредитованных коммерческих удостоверяющих центрах |
Для электронного документооборота с контрагентами | УНЭП | |
Для личного кабинета налогоплательщика | УНЭП | На официальном сайте ФНС (при регистрации в личном кабинете) |
Для ЕИС | УКЭП | В аккредитованных удостоверяющих центрах |
Сколько стоит ЭП, и что понадобится для ее получения
Если хотите, чтобы простая ЭП или УНЭП равнялись личной подписи, то заключите специальное дополнительное соглашение. Средняя стоимость ЭЦП для физического лица составляет от 400 рублей за простую до 2000 рублей — за УКЭП.
Чтобы получить ЭП физлица в аккредитованном удостоверяющем центре, понадобится заявление и набор документов. Обычно требуют паспорт, СНИЛС и ИНН, но специалист вправе запросить и другие документы.
До 31.08.2023 сотрудники могут выбрать формат работы:
- Оформить ЭП работника с привязкой к компании. Такие подписи выдают только до 31.08.2023, а действовать они будут максимум до 31.08.2024. С 01.09.2023 получить КЭП сотрудника нельзя. Плюс такой подписи — для нее не нужна машиночитаемая доверенность.
- Перейти на новый вариант работы по собственному желанию — использовать личную ЭП физлица вместе с машиночитаемой доверенностью, которая подтверждает полномочия подписанта. А с 31.08.2024 выбора уже нет — вступает в силу обязанность получить усиленную квалифицированную электронную подпись физическому лицу без привязки к организации. Сотрудники смогут применять личную ЭП для работы только при наличии машиночитаемой доверенности.
Если с 1 сентября 2023 года изменится состав сотрудников, которые подписывают электронные документы от имени организации, наделить новых сотрудников полномочиями компания сможет только с помощью ЭП физлица и МЧД.
Пошаговая инструкция, как получить электронную подпись
ЭП для подписания документов и отправки обращений на портале Госуслуги и в личном кабинете ФНС получают без взимания платы. В 63-ФЗ разъясняется, кто выдает ЭЦП физлицам — коммерческие удостоверяющие центры с правильной аккредитацией. Но подпись для налоговой и Госуслуг вы сможете получить бесплатно. Вот как ее сделать:
- Собрать документы — паспорт, СНИЛС.
- Обратиться в ближайшее отделение МФЦ.
Чтобы упростить процедуру получения ЭП, заранее подтвердите учетную запись на портале Госуслуг.
Вот пошаговая инструкция, как оформить ЭЦП физическому лицу для налоговой:
Шаг 1. Зарегистрироваться или авторизоваться в личном кабинете налогоплательщика.
Шаг 2. Выбрать раздел «Настройки профиля» в меню на главной странице.
Шаг 3. Зайти в раздел «Электронная подпись».
Шаг 4. Выбрать вариант хранения сертификата ЭП.
Шаг 5. Придумать пароль и отправить заявку.
Квалифицированную электронную подпись получают только в удостоверяющих центрах, аккредитованных Министерством связи по обновленным требованиям 63-ФЗ. Для оформления необходимо подать заявление и представить паспорт, ИНН и СНИЛС физического лица. Ключ сертификата ЭП выдают на любом съемном носителе. Сертификат устанавливают на рабочий или пользовательский компьютер.
Срок действия
Сертификат ЭП имеет срок действия. Обычно ЭП оформляют на 1 год, но период работы зависит от типа ЭП. Так, стандартный период действия УНЭП — 12 месяцев. Подпись для налоговой тоже действует год, и после истечения этого срока ее надо обновить.
Что делать при утере
ЭП нельзя восстановить. Если вы потеряли электронную подпись, то сразу же заблокируйте ее. Для блокировки подайте заявление в ту организацию, которая выдала ЭП.
Как только старую подпись заблокируют, подайте заявку на новую ЭП. Вам подготовят новый сертификат, исходя из ваших потребностей. Вот средние расценки, сколько стоит ЭЦП для физического лица в зависимости от цели использования для:
- государственных ресурсов — от 1000 рублей;
- регистрации ИП — от 1000 рублей;
- закупок — от 3000 рублей.
У некоторых удостоверяющих центров действует возможность перевыпуска ЭЦП. В таком случае вам просто обновят утерянный сертификат на оставшийся срок действия.
Документы и разъяснения
Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 |
Об авторе этой статьи
-
Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.