Сроки хранения документации по закупкам по 44-ФЗ — не менее 6 лет. В течение этого времени документы не подлежат уничтожению.
Заказчики вправе хранить закупочную документацию как в электронном (посредством ЕИС), так и в бумажном формате. Если информация отличается, то приоритет отдается информации, находящейся в ЕИС (ч. 12 ст. 4 закона № 44-ФЗ). Необходимость сохранности вызвана случаями возникновения проверок контролирующими органами или спорными вопросами между контрагентами.
Как и сколько хранить закупочные документы
В 2022 г. была введена ч. 15 ст. 4 44-ФЗ, которая регламентирует срок хранения закупочной документации по 44-ФЗ, и он составляет не менее 6 лет с начала закупки. Но этот период касается не всей информации. Период в 6 лет относится к документам, которые заказчик формирует самостоятельно без функционала ЕИС при подготовке к проведению тендера и во время его проведения.
О том, как должна храниться аукционная документация, в законе не сказано. Есть только ссылки на необходимость должной сохранности.
Для хранения бумаг используют стеллажи и полки, которые предохраняют и защищают бумажные носители от пыли и солнечных лучей. Допускается сбережение документов, находящихся в работе, в столах исполнителей. Сотрудник, у которого бумаги находятся на исполнении, несет ответственность, как и руководитель организации. Когда исполнение по документу завершено, он передается в архив. Это помещение оборудовано обычными стеллажами и несгораемыми шкафами. В несгораемые шкафы помещают документацию, срок хранения которой не ограничен, и ту, которая содержит секретную информацию.
Вот перечень, какие документы подлежат хранению после закупочных процедур по 44-ФЗ:
- коммерческие предложения, используемые для расчета НМЦК;
- расчет НМЦК (исключением является контракт с единственным поставщиком, заключенный по ч. 4 ст. 93);
- извещение;
- описание объекта закупки;
- проект контракта;
- разъяснения и изменения документации;
- заявки участников;
- протоколы подведения итогов.
В случае оформления заказчиком отдельного распоряжения о лимитах бюджетных обязательств срок хранения приказа о лимите закупок определяется п. 19 Приказа Росархива № 236. Приказы по административно-хозяйственной деятельности сохраняются в течение 5 лет.
Таблица сроков хранения
Информация, не указанная в ч. 15 ст. 4 44-ФЗ, подлежит сохранению в соответствии с Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Пункт перечня Приказа Росархива № 236 | Документ | Срок хранения |
---|---|---|
217 | Положения о контрактной службе, о комиссиях по осуществлению закупок товаров, работ, услуг | Постоянно |
224 | Государственные и муниципальные контракты | 5 лет с момента исполнения контракта |
226 а |
Реестры закупок, осуществленных без заключения контракта | До ликвидации организации |
227 б | Реестры жалоб, плановых и внеплановых проверок, принятых по ним решений и выданных предписаний | 5 лет |
229 | Переписка по осуществлению закупок для нужд организации | 3 года |
218 | Планы-графики | 3 года |
219 | Заявки участников | 3 года |
Как видно из таблицы, срок хранения планов-графиков по 44-ФЗ, заявки участников, переписки с потенциальными участниками одинаков и составляет 3 года с момента начала закупки. Началом закупки считается размещение извещения в ЕИС.
Как установить срок хранения
Начало отсчета периода сохранности — 1 января, следующее за годом осуществления процедуры. Например, контракт исполнен в сентябре 2019 г., период сохранности начнется с 01.01.2020.
Заказчик имеет право самостоятельно устанавливать срок хранения архива по 44-ФЗ. Уполномоченный работник заказчика готовит внутренний приказ в свободной форме, который регулирует сохранность материалов в области контрактной деятельности учреждения. В этом документе заказчик прописывает сроки неуничтожения архива, место и дату его оформления, Ф.И.О. ответственного сотрудника учреждения, который отвечает за его исполнение. Приказом утверждается перечень документов, состав комиссии, которая станет ответственной за учет материалов. Документ визирует руководитель предприятия и работники, ознакомленные с ним.