Тендерный отдел — это cпецподразделение в структуре организации, которое занимается участием в госзакупках и заключением госконтрактов.
Скачать образец регламента тендерного отдела поставщика (компании по перевозке грузов) |
Принятие решения
На первый взгляд, принять решение о создании тендерного подразделения достаточно просто, так как один из наиболее эффективных приемов управления в компании — это делегирование. В сфере госзакупок по 44-ФЗ есть несколько вариантов, как воплотить этот прием на практике: от крайне неэффективных до самых неожиданных. Основные этапы создания тендерного отдела такие :
- подготовка положения о госзакупочном отделе;
- разработка регламента работы;
- набор необходимых специалистов;
- определение ежедневных задач;
- разработка должностных инструкций.
Создание отдела откладывают
Создание тендерного отдела с нуля на постоянной основе не всегда целесообразно. Это зависит от количества закупок, в которых организация собирается участвовать. Если планируется сделать госконтракты одним из регулярных источников дохода, то создавать новое структурное подразделение вполне оправдано. А если рассчитываете участвовать в тендерах 1 — 2 раза в месяц, то в открытии нового направления большого смысла нет. С таким объемом работы вполне справится организация, предлагающая услуги тендерного консалтинга. После проведения небольшого аналитического анализа, руководитель вправе решить, что создание госзакупочного подразделения приостанавливается.
Возложение дополнительных обязанностей
Это одна из первых идей, приходящих в голову руководителям, после того, как они решили участвовать в госзакупках. Такой сценарий избавляет от необходимости искать тендерных специалистов, проводить собеседования и производить отбор. Проще за дополнительное вознаграждение возложить на уже работающего в компании сотрудника дополнительные обязанности в сфере госзакупок. Но, как правило, такой вариант развития событий обречен. Причин несколько: во-первых, этот сотрудник уже имеет непосредственные обязанности по работе, во-вторых, у него отсутствуют компетенции и опыт в тендерном направлении, в-третьих, у человека нет мотивации. В реальной жизни исполнение такого плана приводит к тому, что организация тендеров выполняется кое-как, и вполне уместна поговорка «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».
Создание полноценного отдела
В качестве альтернативного решения выступает создание в компании подразделения по тендерам. Подобный сценарий одобряют после анализа объемов государственных закупок.
Затем составляют Положение о тендерном отделе в коммерческой организации, и происходит набор целого штата закупочных специалистов. Но часто расходы на содержание нового подразделения: заработную плата, налоги, взносы, закупка мебели и прочие издержки — приводят к кому, что в закупках компанию обходят организации, имеющие меньшие издержки.
Для принятия объективного решения оценивают, насколько ваша продукция востребована у заказчиков, в каком количестве заказов вы потенциально готовы принимать участие. И только после этого окончательно решают, создавать отдельное тендерное подразделение или нет. Причем не всегда штат госзакупочного отдела большой, в первое время с объемом задач справятся один или несколько специалистов.
«Постройка» отдела
Составляют регламент работы тендерного отдела. При организации деятельности хорошо принимать за основу функции управления по А. Файолю:
- планирование;
- организацию;
- координацию;
- мотивацию;
- контроль.
Функция планирования тесно связана с целями и аналитикой. Каждое подразделение в организации должно иметь показатели работы и измеримые результаты. Потому что то, что мы не можем измерить, не поддается и контролю. Сезонность, расширение производства, социальные и экономические изменения в стране оказывают влияние на планы госзакупочного отдела.
Организация работы включает в себя:
- режим рабочего времени;
- распределение собственных задач;
- распределение задач подчиненных.
Координационная функция — это то, как госзакупочное подразделение станет взаимодействовать с другими отделами в процессе своей деятельности. К примеру, тендерный специалист взаимодействует с отделом снабжения при расчете цены контракта, решает совместные задачи с юридической службой и т. п.
Мотивация представляет собой внутреннее стремление реализовать поставленные планы. Первый вариант — мотивация тендерного отдела исходит извне, к примеру, сотрудники получают премию по итогам работы. Второй вариант — внутренние мотивы: например, получение опыта работы в престижной компании, показ результатов деятельности в портфолио.
В качестве финальной функции выступает контроль — составляются отчеты, выстраиваются воронки продаж, подсчитываются циклы сделок, определяются финальные результаты. Причем контроль может быть как текущим, например, по итогам завершения контракта, так и периодическим:
- месячным;
- квартальным;
- годовым.
Обычно эти функции осуществляет руководитель отдела. Но когда происходит развитие, одному человеку становится сложно справляться с выполнением всех этих действий. Для эффективной работы задействуются такие ключевые специалисты тендерной службы поставщика :
- Руководитель госзакупочного подразделения. Он станет координировать и организовывать работу всего отдела, контролировать и составлять отчетность.
- Специалист по аналитике. Он занимается планированием.
- Юрист по торгам. Это главный исполнитель, отвечающий за составление документации, следящий за изменениями в процедуре торгов, занимающийся написанием запросов на получение разъяснений и обращений в суд и ФАС.
- Специалист по тендерам. Он станет заниматься организацией всего процесса участия в госзакупках. Тендерный специалист получает подписи, настраивает рабочее место, занимается аккредитацией, направлением документов и подписанием контрактов.
- Курьер. Этот сотрудник занимается доставкой заявок в живых процедурах, к примеру, в запросах котировок и конкурсах. Эта штатная единица позволяет одновременно участвовать и в аукционных процедурах, и в запросе котировок.
Если обороты подразделения пока небольшие, то функции юриста и тендерного специалиста удобно совмещать одному человеку, отвечающему за весь документооборот в тендерных продажах организации.
Распределение обязанностей в отделе
После того как стали понятны функции, продумана и определена структура тендерного отдела, надо определить, какие существуют ежедневные задачи. Примерный перечень самых основных обязанностей, которые прописывают в должностных инструкциях сотрудникам:
- Составлять комплекты документов, получать ЭП.
- Получать доступы к торгам (выполнять аккредитацию и переаккредитацию) на федеральных и (или) коммерческих электронных площадках.
- Настраивать рабочие места для участия в госзакупках.
- Искать и проводить мониторинг госзаказов в ЕИС, согласно специфике работы компании.
- Изучать и анализировать документацию, технические задания.
- Анализировать конкурентов и выполнять мониторинг результатов завершенных закупок.
- Подготавливать и подавать заявки.
- Получать необходимые справки и выписки, выполнять их нотариальное заверение.
- Отслеживать изменения в законодательстве, регламентирующем проведение госзакупок.
- Получать займы и банковские гарантии.
- Взаимодействовать с субподрядчиками (если компания является посредником).
- Участвовать в закупках (лично или дистанционно).
- Писать запросы на разъяснение документации и условий организации закупок.
- Отслеживать изменения в извещениях о проводимых тендерах и результаты таких госзакупок.
- Подготавливать необходимые жалобы и иски в целях защиты интересов организации.
- Подписывать контракты.