Инструкция по оформлению акта закупки у физического лица

Закупочный акт нужен, чтобы подтвердить приобретение товаров, работ и услуг у физических лиц, которые не регистрировали ИП. ФЗ-44 разрешает физлицам участвовать в госзакупках, но оформляются такие сделки иначе.

Почему физические лица вправе участвовать в закупках по 44-ФЗ

В торгах принимают участие не только организации и индивидуальные предприниматели, но и физические лица без образования ИП (п. 4 ч. 1 ст. 3 44-ФЗ). Если у гражданина есть возможность предложить товары, работы или услуги, то он вправе участвовать в закупках. 44-ФЗ не устанавливает определенных правил для закупок у физических лиц. Главное условие — соблюдать положения Федеральной контрактной системы и требования конкретной закупки.

Гражданское законодательство не препятствует физлицам заниматься предпринимательством без регистрации ИП. А вот незаконное ведение предпринимательской деятельности запрещено (ст. 171 УК РФ). Это значит, что заниматься коммерцией без учета и лицензирования, если эти условия являются обязательными, нельзя. За незаконное предпринимательство грозит уголовная ответственность: штраф до 300 000 рублей или в размере дохода за период до 2 лет, обязательные работы до 480 часов или арест до 6 месяцев (ч. 1 ст. 171 УК РФ).

В каких закупках физлица не участвуют

Некоторые закупки физическим лицам недоступны. Физлицо не сможет подать заявку для следующих заказов:

1. Если торги только для субъектов малого предпринимательства. Физическое лицо не является СМП, и принимать участие в таких торгах оно не вправе. Заказчик откажет физлицу без рассмотрения.
2. Если заказчик установил требование о лицензировании. Гражданин не получает лицензию на предпринимательскую деятельность, значит, участвовать в таких тендерах ему нельзя.
3. Если выполнять работы и оказывать услуги обязан поставщик из числа членов саморегулируемой организации (СРО). Аналогичная ситуация — граждане не становятся членами СРО.

Когда деятельность не требует лицензирования и регистрации ИП, гражданин вправе принимать участие в закупках от своего имени и предлагать товары, работы и услуги.

Как оформляется такая закупка

Особых правил для оформления документов заказа в случае допуска физлиц не предусмотрено. Заказчик перечисляет в извещении документы, которые требует от поставщиков, и прикладывает рекомендуемую форму заявки на участие в закупке.

У физических лиц нет уставных или регистрационных документов, у него есть только персональные регистры. Такие поставщики демонстрируют заказчику:

• ФИО и адреса прописки, проживания вместо наименования поставщика и его юридического и фактического адреса;
• паспорт (копию всех 20 страниц) вместо выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• ИНН, но это на усмотрение самого участника, поскольку ИНН не является обязательным документом для граждан (только для организаций и индивидуальных предпринимателей).

Никаких других особенностей или ограничений не предусмотрено. Участник-физлицо оформляет заявку, делает ценовое предложение и участвует в торгах. При передаче товаров, работ, услуг оформляется особый закупочный акт: это специальный документ, который применяется для оформления сдачи-приемки товаров, работ и услуг между организацией-заказчиком и физлицом-поставщиком.

Сложности возникают с оформлением контракта. Есть ряд положений, которые обязательны для соглашений по 44-ФЗ между физическими и юридическими лицами:

1. Граждане, получающие доход, обязаны уплачивать подоходный налог: 13 % — для резидентов и 30 % — для нерезидентов. Налоговым агентом выступает организация-заказчик. Включаем в контракт условие о снижении суммы, перечисляемой физическому лицу за поставленные товары, работы, услуги, на величину НДФЛ (ч. 13 ст. 34 44-ФЗ). Если такой пункт не согласован с поставщиком, то контракт автоматически признается недействительным.
2. Аналогичная ситуация и со страховыми взносами. Налоговый агент обязан перечислить в ИФНС страховые взносы по единому тарифу. Все эти суммы вычитаются из цены контракта. Заказчику рекомендуется заранее прописать это условие — еще на этапе составления документов закупки.
3. Соглашения, заключенные с физлицом как с единственным поставщиком, составляются без указания того, что заказчик выступает в роли налогового агента (ч. 15 ст. 34 44-ФЗ). Включение этого условия не является нарушением. Нарушителем заказчик станет, если не перечислит положенную сумму налогов и взносов.

Кто и в какой момент оформляет акт

В нормативах госзаказа разъясняется, когда заполняют закупочный акт — при покупке товара юрлицом у физлица. То есть акт надо составить в момент передачи ТРУ заказчику, как и в случае с обычным актом поставки, приемки работ или оказания услуг. Его оформляет организация-заказчик.

Закупать или принимать продукцию у физлица вправе любой ответственный сотрудник, назначенный приказом или направленный по доверенности. Акт закупок всегда подписывает руководитель организации-заказчика.

Как заполнить акт

Для закупочного акта действует унифицированная форма № ОП-5, она закреплена постановлением Госкомстата № 132 от 25.12.1998. В качестве альтернативы применяют договор закупки у физического лица или иной документ, разработанный организацией. Форма подтверждения закупки определяется руководством (Информация Минфина № ПЗ-10/2012).

Если заказчик использует самостоятельно разработанный закупочный акт, то его надо утвердить отдельным приказом и закрепить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Обязательно включите в документ:

• название и основные реквизиты документа — номер, дату;
• сведения о заказчике;
• содержание операции;
• количество поставки;
• стоимость приобретенных товаров, работ и услуг.

Вся эта информация указывается и в бланке акта ОП-5. Вот как составить закупочный акт:

1. Определиться с формой — локальной или унифицированной.
2. Указать информацию об организации-заказчике — его наименование, ИНН, код по ОКПО.
3. Внести номер и дату.
4. Отметить место закупки.
5. Прописать стороны сделки: покупателя (сотрудник заказчика) и продавца.
6. Раскрыть содержание операции. Для этого в форме предусмотрена табличная часть. Вносите все товары (по возможности с кодами), указывая точное количество, единицу измерения, цену и итоговую стоимость. Затем указать вид операции при продаже в закупочном акте: для операций по передаче, отгрузке, приобретению товаров, работ, услуг проставляется КВР 01 (Письмо ФНС № СД-4-3/17657@ от 20.09.2016).
7. Заполнить текстовую часть. В расписке указываются паспортные данные поставщика и сумма операции.

Акт подписывает продавец, покупатель (тот, кто принял или приобрел товары, работы, услуги) и утверждает руководитель организации-заказчика. Если в сделке фигурировали наличные средства, то включите в документ блок с распиской о получении поставщиком денежных средств.

Еще по теме:

• как самозанятые участвуют в закупках;
• какая ЭЦП нужна физическому лицу и как ее получить;
• ФАС разъяснила, подходят ли договоры ГПХ для подтверждения наличия специалистов в штате.

Документы и разъяснения

Об авторе этой статьи

Александра ЗадорожневаБухгалтер, эксперт проекта

Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Другие публикации автора

• 2023.12.07ЕИСИнструкция по размещению в ЕИС плана-графика по 44-ФЗ
• 2023.11.28Документы заказчикаПошаговая инструкция по заключению контракта со вторым участником
• 2023.11.23Контроль закупокИнструкция по заполнению бюджетной сметы госзаказчика
• 2023.11.20НовичкамЕстественные монополии: что это и какую роль играют в госзакупках