Акт сверки взаиморасчетов показывает, как заказчик и поставщик исполнили обязательства друг перед другом. Его составляют в рамках для каждого контракта. Разбираемся, как написать письмо на запрос акта сверки и как проверить поставщика.
Скачать бланк письма о сверке расчетов с контрагентами |
Скачать образец письма с запросом на акт сверки с контрагентами |
Скачать бланк акта сверки между поставщиком и заказчиком |
Скачать пример акта сверки взаиморасчетов по 44-ФЗ |
Когда оформляют акт сверки взаиморасчетов
Во время исполнения госконтракта заказчик и исполнитель обязаны контролировать правильность и своевременность выполнения работ, оказания услуг, отгрузки товаров и внесения оплаты за выполненные обязательства. Для этого составляют бухгалтерские документы. Один из них — акт сверки взаиморасчетов, он отражает всю необходимую информацию для поверки с контрагентом. Этот документ оформляют после полного или частичного выполнения обязательств, то есть либо по завершению исполнения контракта, либо после окончания отдельного этапа.
Обязательно ли составлять акт сверки
Проверка расчетов между заказчиком и поставщиком — это обязательная процедура при ведении закупочной деятельности. И акт сверки является обязательным документом. Его загружают в Единую информационную систему или формируют с помощью функционала ЕИС. Заверенный обеими сторонами бухгалтерский регистр подтверждает порядок и объем исполнения контракта.
Как правильно запрашивать акт сверки у поставщика
Чтобы проверить показатели по заключенным и выполненным госконтрактам, отправьте по электронной или обычной почте письмо поставщикам о получении акта сверки или передайте курьером. Никаких сроков и специальных правил нет. Если понадобилась информация об исполненных обязательствах, просто запросите ее у контрагента.
К примеру, бухгалтеру надо закрыть баланс и подготовить годовую отчетность. Чтобы подтвердить отсутствие дебиторской или кредиторской задолженности, понадобится поверка с контрагентами. Бухгалтер подает директору служебную записку о предоставлении акта сверки и запросе его у поставщика, но это не обязательно. А руководитель отправляет письмо на имя директора исполнителя.
Унифицированной формы письма к контрагенту нет: обращение составляют в произвольном виде. Порядок подачи такого запроса установлен требованиями делового документооборота. При оформлении включите в документ обязательную информацию:
- реквизиты сторон: наименования, ИНН, КПП, ОГРН, адрес заказчика и исполнителя. Рекомендуем оформить запрос на фирменном бланке организации;
- номер и дату регистрации письма в журнале исходящей корреспонденции организации;
- просьбу предоставить сведения о взаиморасчетах. Как пример — напишите «просим предоставить информации о взаиморасчетах между организациями на «__» __________ 20__ г.»;
- реквизиты контракта или договора, в рамках которого проводится сверка. Укажите дату, номер и предмет соглашения. Например, государственный контракт на поставку товара № 001 от 10.01.2023;
- период, за который необходимо подготовить бухгалтерскую информацию. Определяется в произвольном порядке, в зависимости от условий контракта;
- дополнительные сведения. Например, попросите контрагента предоставить документы, подтверждающие исполнение условий договора, — накладные, счета-фактуры, КС-2 и КС-3 и прочее;
- Ф.И.О. и телефон ответственного работника. К примеру, бухгалтера или экономиста, который непосредственно сверяет расчеты.
Готовый запрос подпишите у руководителя. Печать ставится только при ее наличии.
Вот примерный шаблон:
КОМУ____________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ОТ КОГО_________________________________ _________________________________________ _________________________________________ «___»______________20___г. .№___ Письмо-запрос о предоставлении информации Уважаемый___________________________________ Мы, ___________ (наименование заказчика), просим предоставить акт сверки взаимных расчетов по государственному контракту №______________________________________________ от____________________________ на___________________________________________________ (указать предмет договора) за период с «___»________________ 20____ года по «___» ______________ 20____ года для__________________________________________________________ (указать причину). _________________20____г. _____________________/_______________/ |
Как составляют акт взаиморасчетов по госзакупкам
Унифицированного бланка тоже нет, его разрабатывают самостоятельно. Документ поверки отражает состояние взаиморасчетов между сторонами госконтракта за определенный период. Оформляют его или по итогам выполненного контракта (его отдельного этапа), или при инвентаризации расчетов организации. Но на практике бухгалтеру не надо самому составлять этот документ: учетные программы формируют акт взаиморасчетов автоматически.
Обычно в акте указывают:
- начальное сальдо расчетов;
- реестр поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг и платежей за конкретный период;
- конечное сальдо.
Если по госконтракту образовался долг, его отражают в конце документа. Подписывают оформленную сверку обе стороны — руководство или доверенные представители заказчика и поставщика. Если акт подписали, это означает, что стороны согласовали задолженность или ее отсутствие. А если возникнут расхождения с контрагентом, надо составить протокол разногласий. Несогласная сторона описывает спорные моменты, ссылается на первичные документы и прикладывает их копии к протоколу.
В какие сроки поставщик присылает акт сверки
Срок ответа на письмо-запрос в законе не установлен. Если заказчик указал в своем письме срок, когда он ждет подписанные документы, исполнителю следует исполнить запрос вовремя. Если срок в письме не указан, надо руководствоваться правилами деловой переписки.
Стандартный срок письменного ответа — от семи до десяти рабочих дней. Если все сведения в наличии, поставщик сможет ответить в течение одного-двух рабочих дней. Если контрагенту потребуется собрать дополнительную информацию, срок ответа увеличивается до 15 дней. Но повторимся, законодательных сроков нет: порядок ответа на письмо-запрос зависит от конкретной сделки.
Что делать, если поставщик не отвечает на запрос
Сначала надо дождаться истечения срока, который указали в письме, а если такого ограничения нет — срока по деловому документообороту. Если ответа не последовало, руководствуйтесь госконтрактом. Если его условия позволяют, примените к поставщику санкции. Если в контракте не установлена ответственность за нарушения в деловой переписке сторон, просто напишите еще одно письмо-запрос с напоминанием об акте сверки и установите точные сроки ответа.
Какие еще есть варианты сверки с контрагентом
Возможен и другой вариант проверки взаиморасчетов с контрагентом. К примеру, когда заказчик самостоятельно формирует бухгалтерские сведения для проверки исполнения контракта. В документе отражают все операции по оплате и начислению по имеющимся у него документам. Составляется сопроводительное письмо, в котором заказчик просит провести поверку по предоставленной информации и сразу же сообщить о выявленных расхождениях.
Об авторе этой статьи
-
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению.
Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Другие публикации автора
- 2023.11.09Контроль закупокОбязательно ли планировать закупки по 44-ФЗ на основании плана ФХД
- 2023.10.24Контроль закупокЛимиты бюджетных обязательств: как принять и распределить на госзакупки
- 2023.09.29ОбразцыОбразец акта сверки с контрагентом для госзакупок
- 2023.04.13Контроль закупокКак подключиться к системе «Электронный бюджет»