Инструкция по электронному актированию в ЕИС

Электронное актирование в ЕИС — это подготовка документов о сдаче и приемке товаров, работ и услуг через функциональные возможности Единой информационной системы.

Когда начнут использовать электронное актирование

Все электронные документы, подписанные ЭЦП, юридически приравниваются к бумажным (63-ФЗ от 06.04.2011, совместное письмо ФНС и ФК №14-00-06/27476 и №АС-4-15/26126 от 18.12.2019). Эксперимент по электронной сдаче-приемке товаров, работ и услуг ввели еще с января 2020 года, но обязательное применение электронного актирования в ЕИС пока не установлено.

Законодатели утверждали, что электронное актирование станет обязательным с 1 июля, и назначали всеобщий переход к онлайн-документообороту на эту дату. Но повсеместный ввод эксперимента сдвинули на неопределенный срок. В стадии проекта находится и разработка изменений к 44-ФЗ.

Каковы цели проекта

Формирование и передача актов в ЕИС упрощает работу не только для заказчиков и поставщиков, но и для контролирующих органов. Закупки становятся более прозрачными. Основные задачи — это:

• оптимизация госзакупок;
• совершенствование процесса согласования сдачи-приемки;
• контроль за сроками оплаты по контракту;
• уход от бумажного документооборота;
• идентичность сведений по контракту и фактическим поставкам;
• сбор статистической информации;
• уменьшение технических ошибок и функциональных нарушений.

Функциональный переход на электронное актирование позволяет быстрее подписывать документы заказа и получать обратную связь от контрагента.

Как реализовывается приемка через ЕИС

По сути, схема работает следующим образом: заказчик открывает функционал ЕИС по формированию документов, затем поставщик формирует электронный акт и поставляет товары, работы и услуги заказчику. Заказчик принимает продукцию, подписывает акт о полной или частичной приемке или мотивированный отказ.

Пока не ввели обязательное актирование онлайн, приемочная комиссия подписывает заключение и экспертизу на бумаге.

Общая схема онлайн-документооборота такова.

Стороны обязаны предусмотреть возможность электронного обмена документами в соглашении. Вот как прописать в контракте электронное актирование организации-заказчику:

1. Авторизоваться в личном кабинете ЕИС.
2. Найти раздел «Исполнение».
3. Выбрать госконтракт и включить функцию «Предусмотреть формирование документов в электронной форме».

Что делать поставщику

Инструкция, как проводить электронное актирование при приемке исполнения по контракту поставщику:

1. Заходим в личный кабинет Единой информационной системы.
2. Настраиваем права доступа для пользователя: просмотр контрактов, формирование актовых документов. Наличие доверенности на совершение действий от имени поставщика обязательно.
3. Находим раздел «Исполнение».
4. Выбираем контракт.
5. Создаем первичный учетный документ (для этого есть специальное действие).
6. Заполняем акт, подписываем ЭЦП и передаем заказчику.
7. Поставляем товары, работы и услуги.

Полная схема действий поставщика:

Что делать, если заказчик не принял товар

Если заказчик направил мотивированный отказ, необходимо исправить все нарушения. Законодательная норма об обязательном электронном актировании в таком случае предусматривает повторное формирование документов с учетом исправления. Направьте заказчику корректный акт и организуйте поставку заново. Если же отказ немотивированный, поставщик вправе обжаловать действия заказчика.

Другой вариант, когда продукция принята частично. Вот что требуется сделать поставщику:

1. Открыть акт от заказчика. Его статус — «Товары приняты с расхождением (претензией)».
2. Сделать корректировку и направить форму заказчику.
3. Поставить товары с учетом всех исправлений.

Как работать заказчику

Задача заказчика — сверить акт с фактической поставкой. Если расхождений нет, то руководитель подписывает документы сдачи-приемки и завершает исполнение госконтракта.

Вот пошаговая инструкция по электронному актированию в ЕИС для заказчика в рамках 44-ФЗ.

Шаг 1. Принимаем товары, работы и услуги.

Шаг 2. Составляем бумажное заключение или результаты экспертизы.

Шаг 3. Заходим в личный кабинет.

Шаг 4. Выбираем контракт со статусом «Ожидает подтверждения получения». Формируем извещение для поставщика и подтверждаем поставку.

Шаг 5. Изучаем акт поставщика. Максимальной срок для подписания — 20 рабочих дней.

Шаг 6. Если отклонений нет, заполняем часть заказчика. Прикладываем отсканированные бумажные документы приемки.

Шаг 7. Подписываем форму ЭЦП и направляем поставщику.

Шаг 8. Производим оплату по контракту.

Шаг 9. Вносим сведения об исполнении в реестр госконтрактов.

Что делать, если товары не соответствуют условиям контракта

В случае поставки некачественной продукции или несоответствующих работ и услуг функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг позволяет отказаться от подписания приемочных документов. Отказ формируется следующим образом:

1. Указывается основание для отказа — несоответствие условиям контракта.
2. Прикрепляются сканы бумажного мотивированного отказа с подписями всех участников приемочной комиссии.
3. Формы подписываются ЭЦП и передаются поставщику.
4. При частичной приемке составляется список принятых и непринятых товаров.
5. Оплату за недопоставленную продукцию переводят, ссылаясь на корректировочный акт.

Как решить возникающие проблемы

Хотя законодатели не объявляли, когда электронное актирование станет обязательным, готовиться к этой процедуре стоит уже сейчас. Рассказываем об основных ошибках и вариантах их решений.

Вот перечень часто возникающих проблем:

• не грузится личный кабинет;
• не открываются всплывающие окна;
• нет функций для формирования электронных форм;
• не срабатывает ЭЦП;
• неправильно отображается ИНН.

Такие нарушения выдает контроль при сохранении. Это — не ошибки заказчика, а результат некорректной работы экспериментальной системы. Для исправления обращайтесь в техподдержку. Составьте заявку и подробно опишите возникшую проблему.

Ошибки возникают и из-за неправильных настроек АРМ в ЕИС. Попробуйте переустановить систему на ПК. Мастер установки есть на главной странице Единой информационной системы.