С 2022 года ввели обязательное применение электронного актирования в ЕИС для электронных закупок по 44-ФЗ. В некоторых случаях электроприемка понадобится и для контрактов с единственным поставщиком.
Зачем ввели электронное актирование
В регламенте Единой информационной системы дается пояснение, что такое электронное актирование в ЕИС, — это формирование, отправление и обработка документов приемки с помощью функционала портала закупок. Передача актов в ЕИС упрощает работу не только для всех участников торгов, но и для контролирующих органов. Закупки становятся более прозрачными. Основные задачи:
- оптимизация госзакупок;
- совершенствование процесса согласования сдачи-приемки;
- контроль за сроками оплаты по контракту;
- уход от бумажного документооборота;
- идентичность сведений по контракту и фактическим поставкам;
- сбор статистической информации;
- уменьшение технических ошибок и функциональных нарушений.
Этот способ актирования позволяет быстрее подписывать документы заказа и получать обратную связь от контрагента. Отдельной инструкции, как настроить электронное актирование в ЕИС для заказчика, нет: функция электроприемки включается для каждого госконтракта отдельно. После этого переход на онлайн-документооборот через ЕИС происходит автоматически.
Когда используют электронное актирование
Электроприемку в ЕИС проводят при исполнении госконтрактов, которые заключили по результатам электронных процедур: как открытых, так и закрытых (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). А в 2022 году правительство и региональные органы исполнительной власти вправе самостоятельно определять случаи закупки у единственного поставщика (ч. 1, 2 ст. 15 46-ФЗ от 08.03.2022). Если стороны заключили соглашение по решению вышестоящих органов, то они тоже проводят электронное актирование (ч. 5 ст. 15 44-ФЗ).
Общий порядок, как в ЕИС подписать акт выполненных работ, таков: поставщик формирует и подписывает электронной подписью документацию о приемке, используя функционал Единой информационной системы. Это надо сделать в срок, установленный в контракте. В приемочном документе отражают обязательные сведения по нормам ФКС (п. 1 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Исполнитель прикладывает к акту все неотъемлемые документы, которые требуются в рамках конкретного заказа (п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Заказчик проверяет приемочную документацию и, если все в порядке, подписывает своей электронной подписью.
Вот пример, как прописать в контракте электронное актирование по 44-ФЗ в 2022 году.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать приемку без ошибок и нарушений.
Что делать поставщику
Вот пошаговая инструкция для поставщика по электронному актированию в ЕИС:
- Заходим в личный кабинет Единой информационной системы.
- Настраиваем права доступа для пользователя: просмотр контрактов, формирование актовых документов. Наличие доверенности на совершение действий от имени поставщика обязательно.
- Находим раздел «Исполнение».
- Выбираем контракт.
- Создаем первичный учетный документ (для этого есть специальное действие).
- Заполняем акт, подписываем ЭП и передаем заказчику.
- Поставляем товары, выполняем работы или оказываем услуги.
Находим контракт, по которому надо подписать документы.
Заполняем и подписываем акт.
Что делать заказчику
Стороны обязаны предусмотреть возможность электронного обмена документами в госконтракте или договоре. Общая инструкция по электронной приемке в ЕИС для заказчика:
- Авторизоваться в личном кабинете ЕИС.
- Найти раздел «Исполнение».
- Выбрать госконтракт и включить функцию «Предусмотреть формирование документов в электронной форме».
Исполнитель проводит поставку и формирует электродокумент о приемке в ЕИС. После этого заказчик принимает продукцию, подписывает акт о полной или частичной приемке или мотивированный отказ. Стороны определяют сроки электронного актирования в контракте.
Как только поставщик подписывает приемочную документацию и размещает в ЕИС, ее автоматически передают заказчику в течение 1 часа. Датой поступления документа о приемке является дата его размещения в ЕИС в часовой зоне заказчика (п. 3 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Организация-заказчик проверяет и подписывает электродокумент в срок, установленный контрактом. Но законодатели установили максимальный срок подписания — 20 рабочих дней: отправить документ позже нельзя.
Если отказываетесь от подписания акта, то подпишите и опубликуйте в ЕИС мотивированный отказ. Обязательно разъясните причины такого отказа (п. 4 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).
А вот инструкция по электронному актированию в ЕИС для заказчика, если он создал приемочную комиссию:
- Члены комиссии в течение 20 рабочих дней после поступления приемочных документов подписывают их в ЕИС или формируют мотивированный отказ от подписания (п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Если в приемочной комиссии есть лица, которые не работают у заказчика, разрешается подписывать документы без использования усиленных электронных подписей и ЕИС. Если члены приемочной комиссии не использовали электронные подписи и Единую информационную систему, то заказчик прикрепляет отсканированные бумаги, которые подписала комиссия.
- Заказчик подписывает приемочный документ или мотивированный отказ и размещает его в ЕИС.
Приемочные документы или мотивированный отказ после подписания автоматически направляются поставщику. В случае отказа он вправе устранить нарушения и заново направить акт заказчику (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).
Есть случаи, когда приемочные документы не размещают в ЕИС (ч. 15 ст. 94 44-ФЗ):
- Если заключили госконтракт в результате закрытых закупок по п. 2, 3, 4, 6 и 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24 или соглашение с единственным поставщиком по п. 7, 24, 45, 52, 56 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ.
- Если заказчиками являются государственные органы по обороне, а закупки провели в условиях ограничительных мер (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ).
- Если проводили закупки, в которых предусмотрели неразмещение информации и документов на официальном сайте (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ).
Что делать, если заказчик не принял товар
Если заказчик направил мотивированный отказ, то необходимо исправить все нарушения. Законодательная ответственность за нарушения по электронному актированию пока не установлена: при допущенных ошибках необходимо повторно сформировать документы с учетом исправления. Направьте заказчику корректный акт и организуйте поставку заново. Если отказ немотивированный, то поставщик вправе обжаловать действия заказчика.
Другой вариант, когда продукция принята частично. Вот что требуется сделать поставщику:
- Открыть акт от заказчика. Его статус — «Товары приняты с расхождением (претензией)».
- Сделать корректировку и направить форму заказчику.
- Поставить товары с учетом всех исправлений.
Что делать, если товары не соответствуют условиям контракта
В случае поставки некачественной продукции или несоответствующих работ и услуг функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг позволяет отказаться от подписания приемочных документов. Отказ формируется следующим образом:
- Указывается основание для отказа — несоответствие условиям контракта.
- Прикрепляются сканы бумажного мотивированного отказа с подписями всех участников приемочной комиссии.
- Формы подписываются ЭЦП и передаются поставщику.
- При частичной приемке составляется список принятых и непринятых товаров.
- Оплату за недопоставленную продукцию переводят, ссылаясь на корректировочный акт.
Как внести исправления в акт
Порядок, как через ЕИС отправить акт выполненных работ с исправлениями, описан в ч. 14 ст. 93 44-ФЗ. Надо сформировать, подписать и отправить заказчику документ о приемке с учетом всех корректировок. Документацию подписывают уполномоченные лица поставщика и заказчика и после этого размещают в ЕИС.
Документы корректируют двумя способами (письмо Казначейства № 14-00-05/2543 от 08.02.2022):
- Вносят правки в первичную документацию. Но такой вариант возможен только для несущественных ошибок. Скорректировать неточности разрешают и до, и после подписания приемочной документации.
- Формируют корректировочный документ. Применяют, если надо изменить существенные условия — стоимость, количество. Корректировку делают при частичной приемке. Или при изменении стоимости контракта, заактированной раньше. Но изменение ранее заактированной стоимости проводят, только если стороны подписали допсоглашение, а информацию о таком соглашении включили в реестр контрактов. К примеру, если при исполнении контракта изменили регулируемые тарифы. В других ситуациях такое изменение надо подтверждать документом-основанием.
Как решить возникающие проблемы
Перечень часто возникающих проблем:
- не грузится личный кабинет;
- не открываются всплывающие окна;
- нет функций для формирования электронных форм;
- не срабатывает ЭЦП;
- неправильно отображается ИНН.
Такие нарушения выдает контроль при сохранении. Это не ошибки заказчика, а результат некорректной работы экспериментальной системы. Для исправления обращайтесь в техподдержку. Составьте заявку и подробно опишите возникшую проблему.
Ошибки возникают и из-за неправильных настроек АРМ в ЕИС. Попробуйте переустановить систему на ПК. Мастер установки есть на главной странице Единой информационной системы.
Что изменилось в электроприемке с июля 2022 года
С 04.07.2022 работает новая версия ЕИС 12.2. Вот как доработали систему для электронного актирования:
- Появилась возможность формировать акты о приемке выполненной работы с учетом накопительного итога приемки по госконтрактам со специализацией «Строительство» и укрупненной сметой контракта. В личном кабинете поставщика ввели опцию для создания структурированной укрупненной сметы контракта. При подписании документа накопительным итогом доступна корректировка ранее заактированного объема выполненных работ в отчетном периоде, отдельно выставлять корректировочный документ о приемке не надо.
- Разработчики сделали автоматический переход к подписанию сведений об исполнении контракта по электродокументу без дополнительных действий для заказчика. Сведения подписывают и направляют на размещение через реестр контрактов.
- Доработали фильтр поиска в личном кабинете заказчика. Ищите приемочную документацию по предмету контракта, ФИО ответственного специалиста, который работает с контрактом или по документам на подписании у текущего пользователя. Ввели настройку списка специалистов заказчика, которые работают с госконтрактами: в личном кабинете ответственного пользователя такие соглашения отмечают символом «Звездочка».
- Расширили блок платежных реквизитов поставщика (если исполнитель из госсектора) для автоматизированного формирования распоряжений о совершении казначейского платежа. Добавили новые реквизиты: ОКТМО, КБК, номер лицевого счета в ТОФК или другом финансовом органе. Сведения заполняются автоматически в зависимости от типа счета — расчетный счет в банке, лицевой счет в ТОФК или лицевой счет в финансовом органе.
- Добавили возможность указания поставщиком вручную в приемочном документе идентификатора государственного контракта, если контракт финансируется из регионального или местного бюджета и подлежит казначейскому сопровождению.
Все изменения описаны в руководстве пользователя «Реестр документов об исполнении контракта (ЛК Заказчика)». Найдете его в разделе «База знаний»: переходите в «Контракты и договоры», затем в «Реестр документов об исполнении контракта». Поставщики проверяют руководство в разделе «Электронный документооборот в процессе исполнения государственных и муниципальных контрактов (ЛК Поставщика)». Переходите в «Базу знаний» и найдите «Документы о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».
Информацию опубликовали и в открытом доступе в ЕИС — в разделе «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Электронное актирование в ЕИС» — «Руководство пользователя». А в «Часто задаваемых вопросах» в блоке «Электронное актирование» и в «Базе знаний» мобильного приложения ЕИС опубликованы статьи по работе с функционалом электронной приемки товаров, работ и услуг.
Об авторе этой статьи

- Бухгалтер, эксперт проекта
-
Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.
Другие публикации автора
- 2022.08.16Контроль закупокМониторинг закупок по 44-ФЗ: кто и как контролирует
- 2022.08.11Документы заказчикаСоставляем техническое задание для закупок по 44-ФЗ
- 2022.08.10Документы поставщикаКак получить субсидии для производителей товаров
- 2022.08.09ОбразцыИнструкция по работе с расходным расписанием: как заполнить и опубликовать
Добрый день, очень нужна пошаговая инструкция как работать поставщику , при размещении документа о приёмке, ошибки и их устранение. Спасибо
В рамках электронного актирования в ЕИС можно формировать не только акты и товарные накладные, но и счета-фактуры. Если продавец получит подтверждение в ЕИС от уполномоченного органа, то счет-фактуру признают выставленным или полученным. Датой выставления будет дата направления счета-фактуры, а датой получения — дата, когда счет-фактуру получит заказчик, эти даты указывают в подтверждении.