Инструкция по электронному актированию в ЕИС

С 2022 года ввели обязательное применение электронного актирования в ЕИС для электронных закупок по 44-ФЗ. В некоторых случаях электроприемка понадобится и для контрактов с единственным поставщиком.

Зачем ввели электронное актирование

В регламенте Единой информационной системы дается пояснение, что такое электронное актирование в ЕИС, — это формирование, отправление и обработка документов приемки с помощью функционала портала закупок. Передача актов в ЕИС упрощает работу не только для всех участников торгов, но и для контролирующих органов. Закупки становятся более прозрачными. Основные задачи:

• оптимизация госзакупок;
• совершенствование процесса согласования сдачи-приемки;
• контроль за сроками оплаты по контракту;
• уход от бумажного документооборота;
• идентичность сведений по контракту и фактическим поставкам;
• сбор статистической информации;
• уменьшение технических ошибок и функциональных нарушений.

Этот способ актирования позволяет быстрее подписывать документы заказа и получать обратную связь от контрагента. Отдельной инструкции, как настроить электронное актирование в ЕИС для заказчика, нет: функция электроприемки включается для каждого госконтракта отдельно. После этого переход на онлайн-документооборот через ЕИС происходит автоматически.

Когда используют электронное актирование

Электроприемку в ЕИС проводят при исполнении госконтрактов, которые заключили по результатам электронных процедур: как открытых, так и закрытых (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). А в 2022 году правительство и региональные органы исполнительной власти вправе самостоятельно определять случаи закупки у единственного поставщика (ч. 1, 2 ст. 15 46-ФЗ от 08.03.2022). Если стороны заключили соглашение по решению вышестоящих органов, то они тоже проводят электронное актирование (ч. 5 ст. 15 44-ФЗ).

Общий порядок, как в ЕИС подписать акт выполненных работ, таков: поставщик формирует и подписывает электронной подписью документацию о приемке, используя функционал Единой информационной системы. Это надо сделать в срок, установленный в контракте. В приемочном документе отражают обязательные сведения по нормам ФКС (п. 1 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Исполнитель прикладывает к акту все неотъемлемые документы, которые требуются в рамках конкретного заказа (п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Заказчик проверяет приемочную документацию и, если все в порядке, подписывает своей электронной подписью.

Вот пример, как прописать в контракте электронное актирование по 44-ФЗ в 2022 году.

Что делать поставщику

Вот пошаговая инструкция для поставщика по электронному актированию в ЕИС:

1. Заходим в личный кабинет Единой информационной системы.
2. Настраиваем права доступа для пользователя: просмотр контрактов, формирование актовых документов. Наличие доверенности на совершение действий от имени поставщика обязательно.
3. Находим раздел «Исполнение».
4. Выбираем контракт.
5. Создаем первичный учетный документ (для этого есть специальное действие).
6. Заполняем акт, подписываем ЭП и передаем заказчику.
7. Поставляем товары, выполняем работы или оказываем услуги.

Находим контракт, по которому надо подписать документы.

Заполняем и подписываем акт.

Что делать заказчику

Стороны обязаны предусмотреть возможность электронного обмена документами в госконтракте или договоре. Общая инструкция по электронной приемке в ЕИС для заказчика:

1. Авторизоваться в личном кабинете ЕИС.
2. Найти раздел «Исполнение».
3. Выбрать госконтракт и включить функцию «Предусмотреть формирование документов в электронной форме».

Исполнитель проводит поставку и формирует электродокумент о приемке в ЕИС. После этого заказчик принимает продукцию, подписывает акт о полной или частичной приемке или мотивированный отказ. Стороны определяют сроки электронного актирования в контракте.

Как только поставщик подписывает приемочную документацию и размещает в ЕИС, ее автоматически передают заказчику в течение 1 часа. Датой поступления документа о приемке является дата его размещения в ЕИС в часовой зоне заказчика (п. 3 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Организация-заказчик проверяет и подписывает электродокумент в срок, установленный контрактом. Но законодатели установили максимальный срок подписания — 20 рабочих дней: отправить документ позже нельзя.

Если отказываетесь от подписания акта, то подпишите и опубликуйте в ЕИС мотивированный отказ. Обязательно разъясните причины такого отказа (п. 4 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

А вот инструкция по электронному актированию в ЕИС для заказчика, если он создал приемочную комиссию:

1. Члены комиссии в течение 20 рабочих дней после поступления приемочных документов подписывают их в ЕИС или формируют мотивированный отказ от подписания (п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Если в приемочной комиссии есть лица, которые не работают у заказчика, разрешается подписывать документы без использования усиленных электронных подписей и ЕИС. Если члены приемочной комиссии не использовали электронные подписи и Единую информационную систему, то заказчик прикрепляет отсканированные бумаги, которые подписала комиссия.
2. Заказчик подписывает приемочный документ или мотивированный отказ и размещает его в ЕИС.

Приемочные документы или мотивированный отказ после подписания автоматически направляются поставщику. В случае отказа он вправе устранить нарушения и заново направить акт заказчику (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Есть случаи, когда приемочные документы не размещают в ЕИС (ч. 15 ст. 94 44-ФЗ):

1. Если заключили госконтракт в результате закрытых закупок по п. 2, 3, 4, 6 и 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24 или соглашение с единственным поставщиком по п. 7, 24, 45, 52, 56 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ.
2. Если заказчиками являются государственные органы по обороне, а закупки провели в условиях ограничительных мер (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ).
3. Если проводили закупки, в которых предусмотрели неразмещение информации и документов на официальном сайте (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ).

Что делать, если заказчик не принял товар

Если заказчик направил мотивированный отказ, то необходимо исправить все нарушения. Законодательная ответственность за нарушения по электронному актированию пока не установлена: при допущенных ошибках необходимо повторно сформировать документы с учетом исправления. Направьте заказчику корректный акт и организуйте поставку заново. Если отказ немотивированный, то поставщик вправе обжаловать действия заказчика.

Другой вариант, когда продукция принята частично. Вот что требуется сделать поставщику:

1. Открыть акт от заказчика. Его статус — «Товары приняты с расхождением (претензией)».
2. Сделать корректировку и направить форму заказчику.
3. Поставить товары с учетом всех исправлений.

Что делать, если товары не соответствуют условиям контракта

В случае поставки некачественной продукции или несоответствующих работ и услуг функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг позволяет отказаться от подписания приемочных документов. Отказ формируется следующим образом:

1. Указывается основание для отказа — несоответствие условиям контракта.
2. Прикрепляются сканы бумажного мотивированного отказа с подписями всех участников приемочной комиссии.
3. Формы подписываются ЭЦП и передаются поставщику.
4. При частичной приемке составляется список принятых и непринятых товаров.
5. Оплату за недопоставленную продукцию переводят, ссылаясь на корректировочный акт.

Как внести исправления в акт

Порядок, как через ЕИС отправить акт выполненных работ с исправлениями, описан в ч. 14 ст. 93 44-ФЗ. Надо сформировать, подписать и отправить заказчику документ о приемке с учетом всех корректировок. Документацию подписывают уполномоченные лица поставщика и заказчика и после этого размещают в ЕИС.

Документы корректируют двумя способами (письмо Казначейства № 14-00-05/2543 от 08.02.2022):

1. Вносят правки в первичную документацию. Но такой вариант возможен только для несущественных ошибок. Скорректировать неточности разрешают и до, и после подписания приемочной документации.
2. Формируют корректировочный документ. Применяют, если надо изменить существенные условия — стоимость, количество. Корректировку делают при частичной приемке. Или при изменении стоимости контракта, заактированной раньше. Но изменение ранее заактированной стоимости проводят, только если стороны подписали допсоглашение, а информацию о таком соглашении включили в реестр контрактов. К примеру, если при исполнении контракта изменили регулируемые тарифы. В других ситуациях такое изменение надо подтверждать документом-основанием.

Как решить возникающие проблемы

Перечень часто возникающих проблем:

• не грузится личный кабинет;
• не открываются всплывающие окна;
• нет функций для формирования электронных форм;
• не срабатывает ЭЦП;
• неправильно отображается ИНН.

Такие нарушения выдает контроль при сохранении. Это не ошибки заказчика, а результат некорректной работы экспериментальной системы. Для исправления обращайтесь в техподдержку. Составьте заявку и подробно опишите возникшую проблему.

Ошибки возникают и из-за неправильных настроек АРМ в ЕИС. Попробуйте переустановить систему на ПК. Мастер установки есть на главной странице Единой информационной системы.

Что изменилось в электроприемке с июля 2022 года

С 04.07.2022 работает новая версия ЕИС 12.2. Вот как доработали систему для электронного актирования:

1. Появилась возможность формировать акты о приемке выполненной работы с учетом накопительного итога приемки по госконтрактам со специализацией «Строительство» и укрупненной сметой контракта. В личном кабинете поставщика ввели опцию для создания структурированной укрупненной сметы контракта. При подписании документа накопительным итогом доступна корректировка ранее заактированного объема выполненных работ в отчетном периоде, отдельно выставлять корректировочный документ о приемке не надо.
2. Разработчики сделали автоматический переход к подписанию сведений об исполнении контракта по электродокументу без дополнительных действий для заказчика. Сведения подписывают и направляют на размещение через реестр контрактов.
3. Доработали фильтр поиска в личном кабинете заказчика. Ищите приемочную документацию по предмету контракта, ФИО ответственного специалиста, который работает с контрактом или по документам на подписании у текущего пользователя. Ввели настройку списка специалистов заказчика, которые работают с госконтрактами: в личном кабинете ответственного пользователя такие соглашения отмечают символом «Звездочка».
4. Расширили блок платежных реквизитов поставщика (если исполнитель из госсектора) для автоматизированного формирования распоряжений о совершении казначейского платежа. Добавили новые реквизиты: ОКТМО, КБК, номер лицевого счета в ТОФК или другом финансовом органе. Сведения заполняются автоматически в зависимости от типа счета — расчетный счет в банке, лицевой счет в ТОФК или лицевой счет в финансовом органе.
5. Добавили возможность указания поставщиком вручную в приемочном документе идентификатора государственного контракта, если контракт финансируется из регионального или местного бюджета и подлежит казначейскому сопровождению.

Все изменения описаны в руководстве пользователя «Реестр документов об исполнении контракта (ЛК Заказчика)». Найдете его в разделе «База знаний»: переходите в «Контракты и договоры», затем в «Реестр документов об исполнении контракта». Поставщики проверяют руководство в разделе «Электронный документооборот в процессе исполнения государственных и муниципальных контрактов (ЛК Поставщика)». Переходите в «Базу знаний» и найдите «Документы о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

Информацию опубликовали и в открытом доступе в ЕИС — в разделе «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Электронное актирование в ЕИС» — «Руководство пользователя». А в «Часто задаваемых вопросах» в блоке «Электронное актирование» и в «Базе знаний» мобильного приложения ЕИС опубликованы статьи по работе с функционалом электронной приемки товаров, работ и услуг.

Об авторе этой статьи

Александра ЗадорожневаБухгалтер, эксперт проекта

Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Другие публикации автора

• 2022.08.16Контроль закупокМониторинг закупок по 44-ФЗ: кто и как контролирует
• 2022.08.11Документы заказчикаСоставляем техническое задание для закупок по 44-ФЗ
• 2022.08.10Документы поставщикаКак получить субсидии для производителей товаров
• 2022.08.09ОбразцыИнструкция по работе с расходным расписанием: как заполнить и опубликовать