Электронное актирование в ЕИС по 44-ФЗ обязательно для всех электронных конкурентных закупок. В некоторых случаях электроприемка понадобится и для контрактов с единственным поставщиком. Рассказываем, как проводить такую приемку поставщику и заказчику.
Что такое электронное актирование в ЕИС
В регламенте Единой информационной системы дается пояснение, что такое электронная приемка по 44-ФЗ с 2023 года, — это формирование, отправление и обработка документов приемки с помощью функционала портала закупок. Электронное актирование упрощает работу не только для всех участников торгов, но и для контролирующих органов. Закупки становятся более прозрачными. Основные задачи онлайн-актирования:
- оптимизация госзакупок;
- совершенствование процесса согласования сдачи-приемки;
- контроль за сроками оплаты по контракту;
- уход от бумажного документооборота;
- идентичность сведений по контракту и фактическим поставкам;
- сбор статистической информации;
- уменьшение технических ошибок и функциональных нарушений.
Этот способ актирования позволяет быстрее подписывать документы приемки и получать обратную связь от контрагента. Отдельной инструкции, как настроить электронное актирование для заказчика, нет: функция электронной приемки включается для каждого госконтракта отдельно. После этого переход на онлайн-актирование через ЕИС происходит автоматически.
Когда обязательно электронное актирование
Такое актирование проводят при исполнении госконтрактов, которые заключили по результатам электронных процедур (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). То есть приемка товара в ЕИС по 44-ФЗ для заказчика в 2023 году в большинстве случаев проводится через электронное актирование. Если заключили контракт по итогам любых открытых и ряда закрытых процедур, актирование закройте через функционал Единой информационной системы.
А вот когда не проводят онлайн-приемку:
- если госконтракт заключили по результатам закрытых электронных процедур по п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ;
- если госконтракт отвечает критериям п. 1 особенностей из ПП РФ № 620 от 19.04.2023. По этому постановлению проводят закупки строительных работ на объектах капстроительства в ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областях. В таких случаях документ о приемке составляют, подписывают и направляют без использования ЕИС — в том порядке и в те сроки, которые прописаны в контракте (пп. «а» п. 2 особенностей из ПП № 620 от 19.04.2023);
- если контракт заключен по результатам закупки, которую разместили в ЕИС до 1 января 2022 года. До 01.01.2022 электронное актирование еще не стало обязательным. Но если по условиям такого соглашения предусмотрена приемка через ЕИС, их придется выполнить (ч. 5 ст. 8, ч. 1 ст. 9 360-ФЗ).
А вот случаи, когда для заказчика электронная приемка в ЕИС по 44-ФЗ в 2023 году проводится в отношении контрактов с единственным поставщиком (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ, письмо Казначейства № 20-01-03/30540 от 05.12.2022):
- заказчик организовал на электронной площадке закупку товаров на сумму до 5 млн рублей — это тоже электронная процедура (ч. 12 ст. 93 44-ФЗ);
- контракт с единственным поставщиком заключают после несостоявшейся электронной процедуры по п. 24 или п. 25 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ — соглашение подписывают на тех же условиях, что указали в извещении о закупке, а поскольку проводилась электронная закупка, там есть и требование об электронном актировании (п. 1 ч. 13 ст. 34, п. 5 ч. 2 ст. 42, п. 1 ч. 5 ст. 93 44-ФЗ);
- заказчик провел закупку по п. 5.1 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ (ч. 3 ст. 22 46-ФЗ от 08.03.2022);
- закупку провели по ч. 1, 2 ст. 15 46-ФЗ от 08.03.2022 (ч. 5 ст. 15 46-ФЗ).
Общий порядок, как подписать акт выполненных работ в ЕИС по 44-ФЗ, таков: поставщик формирует и подписывает электронной подписью документацию о приемке, используя функционал Единой информационной системы. Это надо сделать в срок, установленный в контракте. В документе приемки отражают обязательные сведения по нормам ФКС (п. 1 ч. 13 ст. 94). Исполнитель прикладывает к акту все неотъемлемые документы, которые требуются в рамках конкретного заказа (п. 1, 2 ч. 13 ст. 94). Заказчик проверяет документы приемки и, если все в порядке, подписывает своей электронной подписью.
Вот пример, как прописать в контракте электронное актирование по 44-ФЗ в 2023 году.
Документ о приемке подписывает только уполномоченное на это лицо. Заказчику надо назначить такому пользователю полномочие «Уполномоченное лицо» в личном кабинете и установить права на подписание документов актирования в ЕИС (письмо Казначейства № 95-09-11/10-640 от 28.12.2021).
Документы, которые оформили во время приемки, не размещаются на официальном сайте ЕИС, если (ч. 15 ст. 94 44-ФЗ):
- контракт заключен по п. 2, 3, 4, 6 и 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24, п. 3, 7, 20, 21, 24, 26, 30, 40, 41, 45, 50-52, 56, 59, 61, 62 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ;
- контракт заключен после 4 ноября 2022 года в тех случаях, которые прописаны в ч. 1, 2 ст. 15 46-ФЗ (ст. 5 420-ФЗ от 04.11.2022);
- заказчик есть в Перечне № 3095-р (РП РФ № 3095-р от 30.10.2021);
- информация и документы закупки не размещаются на официальном сайте ЕИС по нормам ч. 1 ст. 111 Федеральной контрактной системы.
Срок размещения документов о приемке в ЕИС по 44-ФЗ в 2023 году
Стороны оформляют и подписывают документы приемки в те сроки, которые прописаны в госконтракте. Только по правилам онлайн-актирования весь процесс подписания переносится в ЕИС. Актирование начинается с поставщика — он формирует и подписывает своей квалифицированной ЭП документы приемки.
Предельный срок размещения акта выполненных работ по 44-ФЗ в ЕИС в 2023 году проверяйте в госконтракте. Подписанный поставщиком документ о приемке в течение одного часа с момента размещения в Единой информационной системе направляется заказчику. Дата поступления электродокумента о приемке — это дата его размещения в ЕИС по часовой зоне заказчика (п. 3 ч. 13 ст. 94).
В срок, который прописан в контракте, но не позднее 20 рабочих дней после дня поступления документа о приемке, заказчик подписывает его и размещает в ЕИС. Если размещение актов выполненных работ в ЕИС по 44-ФЗ невозможно из-за ошибок или нарушений поставщика, заказчик отказывается от его подписания. В этом случае он формирует в ЕИС, подписывает и размещает в системе мотивированный отказ от подписания документа о приемке и указывает причины такого отказа (п. 4 ч. 13 ст. 94).
А если у заказчика работает приемочная комиссия, тогда в течение 20 рабочих дней после дня поступления документа о приемке ее члены и заказчик обязаны совершить определенные действия (п. 5 ч. 13 ст. 94):
- Члены приемочной комиссии подписывают в ЕИС документ актирования или формируют и подписывают мотивированный отказ от его подписания с указанием причин для отказа. Если в приемочной комиссии есть те, кто не работает у заказчика, документ о приемке или мотивированный отказ разрешают подписать без использования усиленных электронных подписей и ЕИС.
- Заказчик подписывает акт о приемке или мотивированный отказ и размещает подписанный документ в ЕИС. Если члены приемочной комиссии не использовали электронные подписи и ЕИС, заказчик прикладывает скан подписанных бумажных документов актирования.
Документ актирования, мотивированный отказ автоматически направляются поставщику. Он сможет устранить причины отказа и повторно направить документ о приемке заказчику (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94).
Вот видеообзор грамотной работы с приложением к электронному документу о приемке.
Датой приемки поставленных товаров, работ, услуг станет дата размещения в ЕИС документа актирования, который подписал заказчик (п. 8 ч. 13 ст. 94).
Что делать поставщику для электронного актирования
Вот пошаговая инструкция, как в ЕИС разместить акт выполненных работ по 44-ФЗ поставщику:
- Заходим в личный кабинет Единой информационной системы.
- Настраиваем права доступа для пользователя: просмотр контрактов, формирование документов актирования. Наличие доверенности на совершение действий от имени поставщика обязательно.
- Находим раздел «Исполнение».
- Выбираем контракт.
- Создаем первичный учетный документ (для этого есть специальное действие).
- Заполняем регистр актирования, подписываем ЭП и передаем заказчику.
- Поставляем товары, выполняем работы или оказываем услуги.
Находим контракт, по которому надо подписать документы актирования.
Заполняем и подписываем акт.
Что делать заказчику для электронного актирования
Стороны обязаны предусмотреть возможность электронной приемки в госконтракте или договоре. Общая инструкция для заказчика по электронному актированию в ЕИС:
- Авторизоваться в личном кабинете ЕИС.
- Найти раздел «Исполнение».
- Выбрать госконтракт и включить функцию «Предусмотреть формирование документов в электронной форме».
Исполнитель проводит поставку и формирует электродокумент об актировании в ЕИС. После этого заказчик принимает продукцию, подписывает акт о полной или частичной приемке или мотивированный отказ. Если надо при поставке товаров при электронном актировании указывать срок годности, это делает поставщик, а проверяет — заказчик.
Что делать, если заказчик не принял товар
По правилам, заказчик обязан подписать электродокумент актирования или направить мотивированный отказ. Но если заказчиком нарушено обязательство электронного актирования, его не накажут, поскольку ответственность за электроприемку пока не установлена. Но поставщик сможет подать жалобу в Федеральную антимонопольную службу.
Если заказчик направил мотивированный отказ, то необходимо исправить все нарушения. При допущенных ошибках необходимо повторно сформировать документы актирования с учетом исправления. Направьте заказчику корректный акт и организуйте поставку заново. Если отказ немотивированный, то поставщик вправе обжаловать действия заказчика.
Другой вариант актирования, когда продукция принята частично. Вот что требуется сделать поставщику:
- Открыть акт от заказчика. Его статус — «Товары приняты с расхождением (претензией)».
- Сделать корректировку и направить форму заказчику.
- Поставить товары с учетом всех исправлений.
Что делать, если товары не соответствуют условиям контракта
В случае поставки некачественной продукции или несоответствующих работ и услуг функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг позволяет отказаться от подписания приемочных документов. Отказ формируется следующим образом:
- Указывается основание для отказа — несоответствие условиям контракта.
- Прикрепляются сканы бумажного мотивированного отказа с подписями всех участников приемочной комиссии.
- Формы подписываются ЭЦП и передаются поставщику.
- При частичной приемке составляется список принятых и непринятых товаров.
- Оплату за недопоставленную продукцию переводят, ссылаясь на корректировочный акт.
Как внести исправления в акт
Порядок, как исправить реквизиты получателя в электронном актировании для оплаты поставщику или другие сведения в акте, описан в ч. 14 ст. 93 ФКС. Надо сформировать, подписать и отправить заказчику документ о приемке с учетом всех корректировок. Документацию подписывают уполномоченные лица поставщика и заказчика и после этого размещают в ЕИС.
Документы корректируют двумя способами (письмо Казначейства № 14-00-05/2543 от 08.02.2022):
- Вносят правки в первичную документацию. Но такой вариант возможен только для несущественных ошибок. Скорректировать неточности разрешают и до, и после подписания приемочной документации.
- Формируют корректировочный документ. Применяют, если надо изменить существенные условия — стоимость, количество. Корректировку делают при частичной приемке. Или при изменении стоимости контракта, заактированной раньше. Но изменение ранее заактированной стоимости проводят, только если стороны подписали допсоглашение, а информацию о таком соглашении включили в реестр контрактов. К примеру, если при исполнении контракта изменили регулируемые тарифы. В других ситуациях такое изменение надо подтверждать документом-основанием.
Как решить возникающие проблемы
Перечень проблем с онлайн-актированием, которые часто возникают у пользователей:
- не грузится личный кабинет;
- не открываются всплывающие окна;
- нет функций для формирования электронных форм;
- не срабатывает ЭЦП;
- неправильно отображается ИНН.
Такие нарушения выдает контроль при сохранении. Это не ошибки заказчика, а результат некорректной работы экспериментальной системы. Для исправления обращайтесь в техподдержку. Составьте заявку и подробно опишите возникшую проблему.
Ошибки возникают и из-за неправильных настроек АРМ в ЕИС. Попробуйте переустановить систему на ПК. Мастер установки есть на главной странице Единой информационной системы.
Подробный порядок работы с актированием в ЕИС описан в руководстве пользователя «Реестр документов об исполнении контракта (ЛК Заказчика)». Найдете его в разделе «База знаний»: переходите в «Контракты и договоры», затем в «Реестр документов об исполнении контракта». Поставщики проверяют руководство в разделе «Электронный документооборот в процессе исполнения государственных и муниципальных контрактов (ЛК Поставщика)». Переходите в «Базу знаний» и найдите «Документы о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».
Информацию опубликовали и в открытом доступе в ЕИС — в разделе «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Электронное актирование в ЕИС» — «Руководство пользователя». А в «Часто задаваемых вопросах» в блоке «Электронное актирование» и в «Базе знаний» мобильного приложения ЕИС опубликованы статьи по работе с функционалом электронной приемки товаров, работ и услуг.
Еще по теме:
Документы и разъяснения
Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013 |
Постановление Правительства № 620 от 19.04.2023 |
Распоряжение Правительства № 3095-р от 30.10.2021 |
Федеральный закон № 360-ФЗ от 02.07.2021 |
Письмо Казначейства № 20-01-03/30540 от 05.12.2022 |
Федеральный закон № 46-ФЗ от 08.03.2022 |
Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 |
Совместное письмо ФНС и ФК № 14-00-06/27476 и № АС-4-15/26126 от 18.12.2019 |
Письмо Казначейства № 14-00-05/2543 от 08.02.2022 |
Об авторе этой статьи
-
Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.