Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов

Сопроводительное письмо о направлении документов — это документ с указанием перечня бумаг, которые направляют контрагентам. Его используют в деловой переписке. Рассказываем, какую функцию выполняет сопроводительное письмо и как его составить.

Для чего составляют сопроводительное письмо

В быту письмо называют «сопровод», «сопроводительное». В законодательстве нет официального определения, что такое сопровод к документации.

На практике он выполняет одновременно несколько функций:

• соблюдается деловой этикет, что является хорошим тоном;
• содержит перечень передаваемой документации, чтобы контрагент понял, что за документы ему передали;
• в тексте, помимо перечня документации, есть просьба или руководство к действию для адресата либо даются комментарии по документации;
• при возникновении споров подтверждает передачу документации.

По 44-ФЗ и 223-ФЗ сопроводительное письмо с перечнем документов составляют часто при:

• ответе на запрос коммерческого предложения;
• пересылке бумаг в рамках исполнения контракта: актов сверки, документов о поставке, технической документации;
• передаче закрывающих бумаг.

Что указать в письме

Составляя сопроводительный лист к документам, не перегружайте его лишними данными. Сопровод необходим, чтобы получатель оперативно получил информацию, что это за документация, от кого она получена и для чего.

В нем указывают:

• реквизиты отправителя; если используется фирменный бланк, то вписывать их повторно не нужно, на чистом листе эти данные необходимо внести;
• данные адресата;
• реквизиты — дату и исходящий номер;
• обращение и вводную часть;
• опись передаваемых бумаг;
• заключительную часть;
• должность и ФИО подписавшего бумагу лица, саму подпись;
• информацию об исполнителе.

По желанию отправителя ставится печать организации, но это необязательно.

Особенности сопроводительной документации по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Большинство госзакупок проходит электронно. Стороны взаимодействуют через ЭТП и ЕИС, в таких закупках сопроводы не требуются. В закупках, которые проводят на бумаге, контрагенты обмениваются документами физически. Чтобы никакие бумаги не потерялись, необходимо составить сопровод. Иногда электронные бумаги открываются некорректно, и стороны обмениваются оригиналами:

Особенностей в составлении нет: его оформляют как любое другое письмо. Для удобства сторон необходимо указать номер контракта, по которому направляют бумаги.

Еще по теме:

• как составить гарантийное письмо об оплате по 44-ФЗ;
• как составить письмо о смене названия организации;
• как составить письмо о смене реквизитов для госзакупок.

Как составить сопроводительное письмо

Вот как выглядит сопроводительное письмо о передаче бухгалтерских документов, технических и иных:

Шаг 1. Напишите шапку, в ней указывают, от кого и кому направлено обращение.

Шаг 2. Составьте обращение. Начинать его необходимо с уважительного обращения к адресату: «Уважаемый _____» или «Уважаемая _____». Затем следует имя и отчество адресата. Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Шаг 3. Напишите вводную часть. Ее задача — отразить факт передачи документации:

Используйте формулировку «направляем в ваш адрес следующие документы» либо, если бумаги направляются в ответ на запрос адресата, укажите реквизиты этого обращения: «В ответ на Ваш запрос от ______ № _____ (вх. № ______)».

Шаг 4. Составьте опись бумаг. В ней укажите:

• порядковый номер бумаги;
• наименование и реквизиты;
• количество экземпляров;
• количество листов;
• допускается указать, оригинал это или копия, нотариальная копия.

Шаг 5. Составьте заключительную часть. В ней необходимо указать, что получателю делать в бумагами:

• подписать и вернуть отправителю;
• приобщить к материалам дела;
• рассмотреть и направить ответ, заключение.

Шаг 6. Укажите подписанта и поставьте его подпись.

Обязательно на сопроводиловке указывается исполнитель, чтобы получатель знал, к кому обратиться за разъяснениями. Помимо фамилии, имени и отчества, необходимо написать телефон и адрес электронной почты.

Сопроводы готовят секретари или сотрудники, которые занимаются ведением контракта. Подписывает бланк директор организации или сотрудник по доверенности.

Вот образец сопроводительного письма о передаче документов:

Документы и разъяснения

Об авторе этой статьи

Полина ГольцоваЮрист

Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт. Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.

Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками.
Занималась юридическим сопровождением госзакупок, договорной и претензионной работой, представляла интересы работодателей в арбитражных судах и УФАС.

Последние три года занимаюсь созданием юридического контента, пишу популярные статьи по актуальным вопросам правоприменения для нескольких информационных порталов.

Другие публикации автора

• 2024.01.13Закупка у единственного поставщикаДополнительные случаи госзакупок у единственного поставщика в 2024 году
• 2024.01.10НовичкамДля чего нужны региональные информационные системы в сфере закупок и как с ними работать
• 2024.01.10ЗаявкиЗапреты и ограничения в госзакупках на 2024 год
• 2023.12.04223-ФЗКак составить план закупок инновационной продукции по 223-ФЗ